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Wie eine Software in Schwabmünchen das Zeit- und Arbeitsmanagement revolutioniert

Bei den Kontrollaufgaben arbeiten Bauhof und Stadt Hand in Hand. Eine Kooperation, aus der vor vier Jahren auch „EineStadt“ hervorging. Die IT-Lösung soll die Zusammenarbeit noch mehr optimieren. Wir wollten wissen, wie genau das System dabei helfen kann.

Von: Jessica Gsell

Wenn Hermann Müller über das Gelände seines Bauhofs in Schwabmünchen blickt, dann mit einem zufriedenen Gesicht. Seit nun mehr sieben Jahren hat der 49-Jährige den Posten des Bauhofleiters inne. Und in dieser Zeit hat sich so einiges getan. Nicht nur die Mitarbeiterzahl stieg kontinuierlich in die Höhe. „Wir haben dabei auch qualifizierte Leute bekommen. Bei uns herrscht kein Fachkräftemangel“, berichtet der Bauhofleiter stolz. Neben den Mitarbeitern wurde in den vergangenen Jahren auch viel in die technische Ausstattung des Bauhofs investiert, lobt der 49-Jährige. Das Einzige, wovon Müller derzeit mehr gebrauchen könnte, ist Platz. Denn auf dem rund 5.000 Quadratmeter großen Areal wird jeder Zentimeter ausgenutzt. Da der Winter heuer noch auf sich warten lässt, sind die Männer des Bauhofs an diesem Vormittag fleißig dabei Reisig im Stadtgebiet zu verteilen, die Weihnachtsdekoration anzubringen und den Unmengen an herabgefallenden Blättern Herr zu werden. „Beim Laub geben wir gerade nochmal Vollgas, damit so viel wie möglich wegkommt, bevor es anfängt zu schneien“, sagt Müller und fügt lachend hinzu: „Wenn das Wetter so bleibt, haben wir mit dem Laub bis Weihnachten genügend Arbeit.“ Daneben zählt auch die Baumkontrolle momentan zu einer der Hauptbeschäftigungen. Ein Bereich, bei dem Bauhof und Stadt Hand in Hand zusammenarbeiten. Während die eigentliche Prüfung Sache des Grünamtes ist, kümmert sich der Bauhof oftmals um die Durchführung der Maßnahme – vor allem dann, wenn Gefahr in Verzug ist. Und genau aus dieser engen Zusammenarbeit ging vor vier Jahren die Software „EineStadt“ hervor. Sie soll kommunale Kontrollarbeiten zukünftig noch leichter gestalten.

„Wir statten alle wartungsintensiven Sachen nach und nach mit dem NFC-Chip aus.“
(Thomas Bernert, Grünamt Schwabmünchen)

Michael Lodes, einer der Geschäftsführer und Entwickler von „EineStadt“, ist bei der Kommune Schwabmünchen angestellt. Für ihn gab es deshalb nur den logischen Schritt, sowohl Bauhof als auch die Kontrolleure mit in den Entwicklungsprozess einzubeziehen. So war es auch die mehr als 14.000 Einwohner große Stadt im Schwabenland, die von der ersten Minute an mit der Software arbeitete. Doch wie funktioniert die Technik? Genau das zeigt uns Gärtnermeister Thomas Bernert, angestellt beim Schwabmünchener Grünamt, den wir bei einer seiner Kontrolltouren begleiten dürfen. Vom Bauhof geht es dafür in den nahegelegenen Luitpoldpark. Erster Halt: der beliebte Klettergarten. An einem der Pfosten des monströsen Spielgerätes, bestehend aus unzähligen Seilen, Hängebrücken und anderen Klettermöglichkeiten, befindet sich das Kernstück der Technik, der NFC-Chip. Dieses kleine Utensil, gerade einmal so groß wie eine Ein-Euro-Münze, wird an alle zu kontrollierenden Gegenstände angebracht – angefangen bei den Spielplatzgeräten über Bäume, Mülleimer, Hundetoiletten bis hin zu Grabsteinen und Straßenlaternen. „Wir statten alle wartungsintensiven Sachen nach und nach mit dem NFC-Chip aus“, erklärt Bernert. Bei einer Stadt wie Schwabmünchen, mit einer Fläche von knapp 56 Quadratkilometer, dauert es allerdings seine Zeit, bis alle rund 200 Spielplatzgeräte, 200 Mülleimer, derzeit 5.279 kartierten Bäume – Anzahl steigend – oder auch 1.000 Straßenlaternen mit einem solchen NFC-Chip ausgestattet und so im System erfasst worden sind.

Schnellcheck mit dem Smartphone

Da die Software von „EineStadt“ cloudbasiert arbeitet, braucht es für die Anwendung nicht einmal spezielle Installationen auf dem Smartphone. Nach dem Login hält Bernert sein Mobiltelefon deshalb einfach an den NFC-Chip des Klettergerüsts. Sofort erscheinen die wichtigsten Basisdaten wie der Name des Herstellers sowie Informationen zur letzten Kontrolle, bei der keine Beanstandung vermerkt wurde. Diese drahtlose Art der Datenübertragung zwischen zwei Geräten in unmittelbarer Nähe – in diesem Fall zwischen Chip und Smartphone oder auch Tablet – ist Namensgeber für den NFC-Chip, dessen Abkürzung für „Near Field Communication“, also Nahfeldkommunikation steht. Mit seinem geschulten Blick begutachtet der Gärtnermeister anschließend das Spielgerät, nimmt die Seile in Augenschein und klettert auch an den stark beanspruchten Stellen zur Kontrolle nach oben. Sein Fazit: „Sieht alle gut aus.“ Bernert bestätigt auf seinem Smartphone den Schnellcheck.   


Daraufhin sind die Bäume im Park an der Reihe. Auch hier ist ein Großteil von ihnen bereits mit einem NFC-Chip versehen, der, je nach Untergrund, mit einer Schraube am Kontrollobjekt befestigt oder aufgeklebt wird. Der NFC-Chip ist zudem wartungsfrei, da er ohne Batterie funktioniert. Kurzerhand das Smartphone gezückt und an die Buche gehalten, schon bekommt Bernert auf dem Display ebenfalls die Daten des Baumes, angefangen von der Art über den Stammumfang bis hin zur Anzahl der Stämme, angezeigt. Während für den Anfang beim Anbringen der NFC-Chips zunächst einmal die Eingabe der Basisdaten ausreicht, sollen in naher Zukunft die Informationen, die auf den NFC-Chips hinterlegt werden können, immer ausführlicher werden. Beim Baum daneben, einem Ahorn, hat Bernert bereits einen Eintrag vorgenommen. In der Krone befindet sich Totholz, das entfernt werden muss. Mit nur einem weiteren Klick wird der Auftrag noch vor Ort an ein externes Unternehmen übergeben, mit dem die Stadt Schwabmünchen zusammenarbeitet. Wie der Bauhof selbst, der vor allem dann mit der Erledigung beauftragt wird, wenn sofortiger Handlungsbedarf besteht, sind auch die langjährigen Fremdfirmen mit dem System von „EineStadt“ vernetzt. „Sie bekommen den Auftrag und können dann auch den Status ändern, sobald er ausgeführt wurde“, erklärt Bernert. Doch hier hört die Optimierung der Arbeitsabläufe noch lange nicht auf: Das Ganze soll dahingehend erweitert werden, dass für die ausführenden Firmen ein Dauerauftrag eingerichtet und somit dann auch die Rechnungsabwicklung über die Software geregelt wird.

Erste Testobjekte von „EineStadt“: 20 Hunde-Servicestationen

Bernert kümmert sich aber nicht nur darum, dass das ganze Stadtgebiet mit NFC-Chips ausgestattet wird. Er selbst hat bei der Entwicklung der Software „EineStadt“ mitgeholfen. „Ich habe mein Praxiswissen eingebracht“, berichtet er stolz. Dabei waren die ersten Testobjekte nicht etwa Spielplatzgeräte oder Bäume, wie man vermuten könnte. „Es waren die Hundetoiletten“, erinnert sich der Gärtnermeister und fügt hinzu: „Die waren von ihrer Struktur, was die Menge angeht, überschaubar.“ Insgesamt 20 solcher Hunde-Servicestationen finden sich im Stadtgebiet. Besonders bei den Hundeklos, aber auch den Müllbehältern hat die IT-Lösung mit dem sogenannten „Bürgermeldesystem“ noch ein weiteres Ass im Ärmel. Denn auch die Schwabmünchener haben mit der Software die Möglichkeit, Meldungen an die Stadtverwaltung und den Bauhof abzugeben, wenn sie beispielsweise überfüllte Mülleimer oder defekte Straßenlaternen entdecken. Die Vorgehensweise ist dabei recht simpel: Einfach das eigene Smartphone an den NFC-Chip halten, schon öffnet sich der vorinstallierte Internetbrowser und das Problem kann kurz geschildert und für Nachfragen eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden.    

Zurück im Büro kann sich Bernert sofort wieder um die Planung weiterer Einsätze kümmern. Denn im Gegensatz zu früher wartet dort nicht erst einmal ein Berg an Zettelwirtschaft auf ihn, um den er sich kümmern muss. Aufträge nachtragen, Rechnungen schreiben oder auch Arbeitsnachweise erstellen, gehören der Vergangenheit an. Diese Schritte erfolgen mit „EineStadt“ digital und vor allem zeitgleich mit der Eingabe vor Ort. „Das ist schon eine enorme Arbeitserleichterung“, sagt der Gärtnermeister und betont: „Das funktioniert aber nur, wenn die Daten sorgfältig gepflegt werden und kein Datenmüll entsteht.“ Neben der Zeitersparnis schafft der Einsatz der IT-Lösung zudem eine Rechtssicherheit. Denn dadurch, dass jede Objektkontrolle digital erfasst wird, gibt es auch immer einen belegbaren Nachweis über die ausgeführte Tätigkeit. Diese Optimierung der Arbeitsabläufe bekommt auch der Bauhof in Schwabmünchen zu spüren, der in Zukunft nur noch dann ausrücken muss, wenn es auch wirklich notwendig ist – und dafür mehr Zeit zur Bewältigung seiner vielfältigen anderen Aufgaben hat, die täglich anfallen. Es scheint fast so, als ob Hermann Müller auch weiterhin mit einem zufriedenen Gesicht über das Gelände seines Bauhofs blicken wird.


Fakten zum Bauhof Schwabmünchen

Leitung: Hermann Müller
Mitarbeiter: 24 (inklusive Bauhofleitung und Büro)
Aufgabenbereiche: Winterdienst, Grün-/Flächenpflege (13 Hektar Park), Unterhaltung von Wasserwerk & Kläranlage, Gebäudemanagement, Straßenunterhaltung, Instandhaltung von öffentlichen Gebäuden (Kindergärten, Museum etc.), Wartung und Instandhaltung von Spielplätzen, Baumpflege & -kontrolle, Straßenreinigung
Fuhrpark: mehr als 20 Fahrzeuge; darunter 16-t-Lkw Mercedes 1530, Unimog U 290, John Deere 620R, 3 Mercedes-Sprinter (2 mit Doppelkabine), 2 Schmalspurschlepper (Fendt Vario U260 und 208 F), 2 Ladog G129, Hansa APZ 1003, 3 Pkw (Opel Combo, Astra, Mercedes Citan), Schaeff-Yanmar 9-t-Bagger, 2,5-t-Kettenbagger, Terex Minibagger, 3 kleine Pfau-Kipper, Wacker Neuson Raupendumper, 2 Grillo Aufsitzmäher, Fischer Laubsaugwagen, diverse Anbaugeräte (Heckenschere, Forstseilwinde, Mulcher usw.), zahlreiche Akku-Handgeräte.  
Verantwortungsbereich: Knapp 25 Hektar Grünfläche sowie rund 90 Kilometer an Straßen, Geh- und Radwege.
Zu betreuende Fläche: Die Stadt Schwabmünchen umfasst eine Fläche von 55,5 Quadratkilometer.

Bilder: Jessica Gsell – Redaktion Bauhof-online.de  

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