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AIDA ORGA: Anwenderbericht Bauhof Stadt Olsberg - Zeit- und Leistungserfassung, Geomodule

Der Bauhof Olsberg erbringt zahlreiche Dienstleistungen für die im Hochsauerland gelegene Stadt und ihre rund 15.000 Einwohner, die in 12 Orts teilen leben und arbeiten.

Die Aufgaben des Teams um Bernd Pape, der den Betrieb seit 2005 leitet, sind vielfältig: Neben der Unterhaltung von städtischen Gebäuden ist der Bauhof für die Pflege von öffentlichen Flächen zuständig. Diese umfassen Straßen, Wege und Plätze genauso wie Flussläufe, Grünanlagen, Spielplätze und Gedenkstätten. Darüber hinaus gehören Verkehrsbeschilderungen zum Aufgabenspektrum.

Und selbstverständlich sorgt der Bauhof auch im Winter zuverlässig für freie Straßen und Wege. In der Kernstadt übernehmen die Mitarbeiter von Bernd Pape sämtliche Winterdienstaufgaben; für die Ortschaften beauftragt der Bauhof zusätzlich private Unternehmen, denen die betriebseigenen Winterdienstgeräte zur Verfügung gestellt werden. Fahrzeuge und Geräte werden weitestgehend in einer betriebsinternen Werkstatt gepflegt und in-standgesetzt.

Die Anforderungen

Anforderung war eine präzise und zuverlässige Erfassung von Personal - und Auftragszeiten; die wichtigste Grundlage zur durchgängigen Auftrags-bearbeitung. Diese und die Abrechnung sollte smart und digital erfolgen.

Die Lösung

Die Lösung brachte im Frühjahr 2007 die Ein-führung des AIDA-Systems, welches in 2019 erweitert und umfangreich digitalisiert wurde.

Zeitwirtschaft

Im Olsberger Bauhof wurde hierzu im zentralen Besprechungsraum ein modernes AIDA Zeiterfassungsgerät T630 installiert. Jeder Mitarbeiter hat einen eigenen Schlüsselanhänger mit integriertem Chip, mit dem er bequem berührungslos am Terminal Zeitbuchungen vornehmen kann.

An dem stationären Zeiterfassungsgerät melden sich die Mitarbeiter morgens bei Arbeitsbeginn an und abends zum Feierabend wieder ab. Diese Personalzeiten werden direkt ins AIDA-System über-tragen. Vorbei sind die Zeiten, in denen die Personalbuchungen manuell nachgetragen werden mussten!

In AIDA erfolgt auch komfortabel die Urlaubs- und Fehlzeitverwaltung für eine gute Planung und Übersicht.

Auftragszeit- und Leisungs-Erfassung

Im Jahr 2007 wurden zur Kosten- und Leistungserfassung mobile Erfassungsgeräte AIDA mT610 eingesetzt. Seit 2019 erfolgt die Auftragszeiterfassung mit der modernen AIDA Buchungs-App für Smartphone oder Tablet. Und so schnell und ein-fach werden die Auftragszeiten erfasst: Jeder Mitarbeiter verfügt über ein eigenes Handy, auf welchem die AIDA- App installiert ist.

Gleichzeitig ist durch die Nutzung eines Handys auch die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern gesichert und optimiert.

Über das Smartphone werden die Aufträge als Auf-listung dargestellt; eine bedienerfreundliche Aus-wahl ist mit intelligenten Suchfunktionen möglich. Jeder Bauhofmitarbeiter erfasst für sich zu Beginn eines Auftrages die Art der Leistung und die Kosten-stelle. Er kann über hinterlegte Textbausteine oder Nummern die Tätigkeiten (z.B. Unterhaltung Straßen), die Untertätigkeit (z.B. Straßenreinigung, Bewirtschaftung) sowie die Ortsangabe (z.B. in der Kernstadt, in Assinghausen) aufrufen. Mit Beginn des neuen Auftrags wird der „alte“, vorhergehende Auftrag automatisch durch AIDA beendet.     

Die Smartphones werden tagsüber offline genutzt, um Datenvolumen und damit Kosten zu sparen.

Der Datenaustausch Smartphone-Buchungen mit dem AIDA-System erfolgt nach Rück-kehr in den Bauhof über das betriebseigene WLAN-Netz. Somit fallen keine Gebühren für die Datenverbindung an. Durch die Kombination von Personal- und Auftragszeiterfassung im selben System sind nun die Mitarbeiterzeiten direkt den Produktaufträgen zugeordnet. Zuschlagszeiten werden hierbei automatisiert ermittelt.

Bernd Pape nennt die Vorteile: Wegfall der handschriftlichen Aufzeichnungen, elektronische Berechnung von Zuschlägen und deutlich geringere Fehleranfälligkeit. Zur zusätzlichen Kontrolle der Tätigkeiten des Vortages druckt Bernd Pape jeden Morgen die Buchungs- und Tagesleistungsbelege aus und verteilt diese an die Mitarbeiter. Hierauf trägt der Mitarbeiter gegebenenfalls Korrekturen, die Fahrzeuge und Erschwerniszuschläge ein.

Der Bauhofleiter überträgt die Nachträge ins System. Die Änderungen können über einen grafischen Zeitstrahl im Programm sehr einfach bei Be-darf angepasst werden. Die Nachbearbeitung des Tags leistungsbelege beansprucht lediglich einige Minuten.

Kurzübersicht der eingesetzten AIDA-Module

Highlight: Alle Zeitzuschläge gemäß TVöD werden automatisch durch AIDA berechnet und korrekt zugeordnet. Das spart richtig viel Zeit. Erschwernis- und Vorarbeiterzuschläge sind individuell und werden im Bauhof Olsberg nachgebucht.

Hausmeistertätigkeiten

Die drei Hausmeister der Schulen nutzen die AIDA App für Smartphones ebenfalls, um ihre Arbeitszeiten und Tätigkeiten zu buchen. Die Buchungen werden ein bis zweimal täglich ins AIDA System übertragen.

Bei der Erfassung kann der Hausmeister die anfallende Tätigkeit auswählen, wie   z.B. Heizungswartung, weitere Handwerkertätigkeiten der Gebäudetechnik oder Schul-dienst   zur Kostenzuordnung und internen Verrechnung.

Kolonnenbuchungen

Eine weitere Vereinfachung ist die Möglichkeit der Kolonnenbuchung; hierbei werden die Buchungen für mehrere Mitarbeiter durch eine einzige Buchung gleichzeitig erfasst.

Der Gruppenverantwortliche wählt die entsprechenden Kollegen sowie Werkzeuge und Fahrzeuge in die Kolonne mit ein; die gebuchten Zeiten der Kolonnenmitglieder sind gleich. Die separate Zuteilung von Fahrzeugen erfolgt ebenfalls über die App.

Im Bauhof Olsberg werden folgende Daten erfasst: Personen-, Auftrags -, Maschinen-, Orts-, Werkzeug- sowie Materialdaten. Diese werden automatisch an die AIDA-Software übertragen. Schon wenige Augenblicke später stehen sie im AIDA-System für Auswertungen bereit.

Highlight: Aufträge können Personen oder auch Personengruppen zugeordnet werden. In Olsberg wird mit Jahresaufträgen gearbeitet. Besonders komfortabel: In AIDA ist ein Kopieren der Vorjahresaufträge besonders bedienerfreundlich möglich.  Anschließend müssen nur noch die Aufträge übertragen werden. Digital werden die Aufträge und die Daten ganz ein-fach auf die Handys übertragen.

Produktverantwortliche und interne Verrechnung

Der AIDA Auftragsworkflow - papierlose Bean-tragung eines Auftrags mit Infos zum Stand des Auftrags – wird zukünftig den Informationsfluss zwischen Produktverantwortlichen in der Verwaltung und dem Bauhof optimieren. Monatlich werden übersichtliche Listen für die Produktverantwortlichen im Rathaus erstellt, worauf die er-brachten Leistungen als Lieferschein gedruckt sind. Dadurch hat der (die) Produktverantwortliche eine gute Übersicht über sein (ihr) zu verantwortendem Budget. Die Fakturierung der Auftragszeiten   erfolgt   durch den Bauhofleiter, welcher quartalsmäßig Rechnungen an die verschiedenen Stellen der Stadt Olsberg schreibt. Jeweils zur Jahresmitte und zum Jahresende gibt es einen Halbjahresbericht mit Auskunft über die interne Verrechnung.

AIDA GEO

Die ergänzenden Module von AIDA dienen dem digitalen Management von Verkehrssicherungs-pflichten im öffentlichen Raum und wurden nach und nach im Bauhof Olsberg eingeführt.

Modul Winterdienst

Gestartet wurde mit dem Modul Winterdienst. Dieses dient der digitalen Erfassung, Visualisierung und Archivierung der Streu- und Räummaßnahmen auf Straßen, Wegen und Plätzen mit oder ohne Winterdienstfahrzeugen. Die elektronische Winterdienstdokumentation liefert gerichtsfeste Da-ten. Für den Winterdienst wurden zwei Fahrzeuge umgebaut. Die dort montierten GPS-Boxen zeichnen die Fahrtstrecken und den metergenauen Einsatz der angebauten Räum- und Streutechnik digital und gerichtsfest auf. So verfügt der Bauhof über eine übersichtliche Darstellung, wann und wo gestreut oder geschoben wurde. Die GPS-Daten und Schaltzustände (Räumen/ Streuen) werden per Mobilfunk zum AIDA GEO Webserver übermittelt. Alternativ gibt es auch die mobile Variante durch eine Smartphone-App.

Nach Aufbereitung, Auswertung und Berechnung der Daten werden pro Fahrzeug die Route, Fahrtrichtung sowie die geräumten und gestreuten Straßen-abschnitte grafisch auf der digitalen Straßenkarte veranschaulicht und als speicherbares Protokoll zur Nachweisführung bereitgestellt.

Straßenkontrolle

Seit 2019 nutzt der Bauhof das Modul Straßenkontrolle aus der AIDA-GEO-Reihe. Diese App dient der Erfassung, Verwaltung, Analyse und Präsentation von Schadensmeldungen an Straßen, Wegen und Plätzen. Die mobile Erfassung der Schäden erfolgt durch zwei Mitarbeiter über Smartphones und Tablets. Neben der Klassifizierung und Priorisierung können ein aussagefähiger Beschreibungstext und Fotos hinterlegt werden. Die dafür genutzte App auf dem Tablet ist einfach in der Bedienung, die Erfassung erfolgt unkompliziert und besonders bedienerfreundlich. Gemäß Dienstanweisung erfolgen die Kontrollfahrten in monatlichen, vierteljährlichen oder jährlichen Intervallen - je nach Straßennutzung.  Bereits aufgenommene Schadens-meldungen werden bei erneuter Anfahrt angezeigt. Die Kontrolleure können durch einen Vergleich der Fotos mit der Situation vor Ort sehen, ob sich der Schaden verändert hat. Der Produktverantwortliche erteilt entsprechend den Schadens-meldungen die Priorisierung und die Zuteilung zur Erledigung an den Bauhof oder externe Dienstleister.  Über Smartphones buchen vier Mitarbeiter den Auftrag Straßenunterhaltung; u.a. den Einsatz von Unimog, Walze, Fahrzeug mit Anspritzmaschine etc. Die Schadensmeldungen werden auf dem AIDA GEO Webserver verwaltet und auf der Straßenkarte angezeigt. Ein Export kann ggfs. direkt weiter in die Auftragsverwaltung der AIDA Bauhoflösung zur Bearbeitung, Planung sowie Kosten- und Leistungserfassung erfolgen.

Kundenfazit

“Es macht richtig Spaß, mit der Buchungsapp am Tablet zu arbeiten. Die handschriftlichen Aufzeichnungen waren viel arbeitsintensiver und aufwendiger.” Maik Hohmann und Philipp Schleimer, Straßenwärter

Baumkontrolle

2020 wurde um die GEO-Module Baum- und Spielplatzkontrolle erweitert. Das Modul Baumkontrolle unterstützt den Bauhof Olsberg beim Aufbau eines digitalen Baumkatasters zur Erfassung, Verwaltung, Analyse und Präsentation komplexer Gehölzbestandsdaten einschließlich der Baumkontrollen mit Dokumentation von Schäden sowie der notwendigen Sicherungs- und Pflegemaßnahmen.

Die Aufnahme aller Baumdaten, Spezifika und Fotos inklusive der genauen Geolokalisierung erfolgt wieder mit der AIDA GEO App für Android Smartphones und Tablets.


Spielplatzkontrolle

Das Modul Spielplatzkontrolle erleichtert den Bauhofmitarbeitern die Erfassung und Verwaltung der Spiel- und Sportstätten und deren Ausstattung sowie die Dokumentation der vorgeschriebenen regelmäßigen Kontrollen, Inspektionen und Wartungen der Einrichtungen. Die große Hauptuntersuchung im Frühjahr wird durch externe Dienstleister durchgeführt. Die Software vereinfacht die Durch-führung der Spielplatzkontrollen sowie die Nachverfolgung der Mängelbeseitigung und ermöglicht darüber hinaus die Beweiserstellung für die erforderliche Rechtssicherheit nach DIN EN 1176-7. Mit der AIDA GEO App für Smartphones und Tablets erfolgt die Ersterfassung, Geolokalisierung und Fotodokumentation von Spielplätzen und deren Inventargegenständen.

Durch Auswahllisten, Filter- und Suchfunktionen oder durch die integrierte Android-Spracheingabe mit Textumwandlung wird eine schnelle Dateneingabe unterstützt.

Bestens angebunden

Der Bauhof ist mit der Verwaltung der Stadt Olsberg vernetzt. Um die Bandbreite der Übertragungsstrecke optimal zu nutzen und die Belastung gering zu halten, wird die Verbindung über einen Terminal-Dienste-Client hergestellt – eine kostengünstige und trotzdem schnelle Lösung.

Schnittstellen

Über eine Schnittstelle zur NKF-Software der Mach AG, die von der Stadtverwaltung eingesetzt wird, können Daten (z.B. die Auftragszeiten) für das kommunale Finanz- und Rechnungswesen übergeben werden. Der Personalservice erhält jeden Monat eine Datei mit den Fehlzeiten und den Zuschlägen. Über die eingerichtete Schnittstelle zur Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware Loga werden diese personalabrechnungsrelevanten Daten importiert. Das vereinfacht die personalwirtschaftlichen Abläufe.

Erfahrungen

Als sehr positiv bewertet das Team rund um Bernd Pape die Entlastung von handschriftlichen Aufzeichnungen.  Die Bedienung über die AIDA App wird von jedem einzelnen Mitarbeiter als deutliche Erleichterung empfunden. Auftragsbücher werden nicht mehr ausgedruckt, da alle Daten im Smartphone abrufbar sind. Jeder Mitarbeiter kann sich auf jeden Auftrag einwählen.

Highlight: Am stationären Zeiterfassungsterminal im Besprechungsraum können die Mitarbeiter jederzeit Angaben über den aktuellen Stand ihrer Zeitkonten mit den Angaben zur Gleitzeit sowie ihrer Urlaubskonten und andere persönliche Zeitdaten abrufen. Zudem wird jedem Mitarbeiter am Monatsanfang ein Monatsjournal ausgedruckt, das alle erfassten Zeiten und Zuschläge des Vormonats sowie Urlaubswerte übersichtlich ausweist.

Durch die präzise automatische Verknüpfung der Zeitdaten mit den entsprechenden Zuschlägen im AIDA-System fällt sowohl die manuelle Berechnung der Zuschläge durch jeden einzelnen Mitarbeiter als auch die Überprüfung der Zuschlagsberechtigung durch den Vorgesetzten weg. Es erfolgt eine zeitnahe Buchung aller Aufträge.  Aus den zu einem Auftrag erfassten Daten werden automatisch Rechnungen aus dem AIDA-System generiert, erstellt und nach bestimmten Vorgaben sortiert. Eine in-terne Leistungsverrechnung ist somit ohne großen Aufwand möglich. In AIDA stehen tagesgenau aktuelle Begleit- und Nachkalkulationen aller Aufträge, vollständige Arbeitsnachweise für die Mitarbeiter und aus sagefähigen Kennzahlen zur Verfügung – bei deutlich verringertem Verwaltungsaufwand. Hinzu kommen diverse Analyseinstrumente und Auswertungen, die dem Bauhofleiter eine gute Übersicht über die Wirtschaftlichkeit und die Budgets des Bauhofs ermöglichen. Eine erfolgreiche Kosten-/ Nutzen-Analyse nach den Vorgaben von NKF ist damit sehr komfortabel möglich.

Kundenfazit

Der Bauhof Olsberg verfügt mit dem AIDA-System über eine leistungsfähige Paketlösung, mit der die effiziente Arbeit als eigenständiger Wirtschaftsbetrieb deutlich erleichtert wird.

Aus Bernd Papes Sicht war die Entscheidung für AIDA goldrichtig: „das AIDA Programm ist sehr gut zu bedienen, modular aufgebaut und jeder-zeit erweiterbar. Zudem ist die AIDA ORGA-Gruppe seit langer Zeit auf dem Markt. Für uns ist es ein Gewinn, dass AIDA unsere individuellen Wünsche jederzeit berücksichtigen konnte. Durch die Möglichkeit, das AIDA-System an unsere Bedürfnisse anzupassen, sind wir gut für die Zukunft gerüstet. Durch sehr günstige Telefontarife und die Übertragung über WLAN, kostet uns die mobile Er-fassung pro Handy gerade mal 1 EUR im Monat“.

Bernd Pape, Bauhofleiter Stadt Olsberg

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