Bauhof, Baubetriebshof, Stadtwerk und Zweckverband sind verpflichtet ihre Arbeitsaufwendungen den Haushaltsstellen zuzuordnen, für welche die Arbeiten geleistet werden. Das Haushaltsrecht für Kommunen und kommunale Betriebe schreibt sogar vor, die Arbeiten zusätzlich nach Tätigkeiten aufzuschlüsseln.
Dies führt oft dazu, dass die Mitarbeiter ihre Arbeits- und Maschinenzeiten handschriftlich notieren. Anschließend werden die Aufschriebe in der Verwaltung zur elektronischen Weiterverarbeitung manuell erfasst – ein enormer Zeitaufwand. Bei unleserlichen Aufschrieben muss beispielsweise nachgefragt werden. Je nach Detaillierungsgrad der gewünschten Zahlen kommen so für einen 15 Personen starken Bauhof circa 10.000 bis 20.000 Einzelrückmeldungen auf die Haushaltstellen pro Jahr zusammen.
Abhilfe schafft hier eine elektronische Datenerfassung. Diese erfolgt über mobile Erfassungsgeräte und Barcodes und eine Smartphone-App. Via elektronischer Speicherung werden auftragsrelevante Daten mit wenig Zeit- und Verwaltungsaufwand gebucht und verrechnet. Die Mitarbeiter buchen alle Daten mit mobilen Erfassungsgeräten in Echtzeit– direkt vor Ort beim Arbeiten.
Folgende Daten können erfasst werden:
- Personen
- Anwesenheits- und Pausenzeiten
- zuschlagspflichtige Zeiten (Samstag, Sonntag, Feiertag, Nacht)
- Auftragsbearbeitungszeiten und
- verschiedene Tätigkeiten
- zulagenpflichtige Zeiten (z.B. Erschwernis- oder Schmutzzulage)
- indirekt produktive Stunden (bauhof- und verwaltungsintern)
- unproduktive Stunden (Urlaub, Kranktage, Feiertag, Fortbildung)
- Maschinenlaufzeiten oder Maschineneinsatzzeiten
- Werkzeug- und Materialdaten
- Fahrzeugkilometer oder Fahrzeugnutzungsdauer
- Ortsdaten
