2023 finden erneut zahlreiche unterschiedliche Veranstaltungen statt. Die Vorfreude ist groß – die Erwartungen sind es allerdings auch. Besonders im öffentlichen Raum kann die Planung eines Festes oder einer Konferenz eine Herausforderung sein. Mit einer guten Planung und sorgfältigen Vorbereitung gerät jedes Event zum Spektakel.
Doch welches sind die wichtigsten Schritte bei der Planung einer Veranstaltung? Hierfür haben die Profis des kommunalen Dienstleisters Kommondo einen Veranstaltungsplaner erstellt – eine praktische Checkliste zum Abhaken der wichtigsten Punkte, die auf der Firmen-Website zum Download bereitsteht – und geben wertvolle Tipps:
Bestimmen Sie Ihre Veranstaltungsziele
Der erste Schritt bei der Veranstaltungsplanung besteht darin, die Ziele zu bestimmen. Stellen Sie sich Fragen wie: Was ist der Zweck der Veranstaltung? Wer ist Ihr Zielpublikum? Was sollen Ihre Gäste von der Veranstaltung mitnehmen? Klare Ziele vor Augen zu haben, wird Ihnen helfen, während des gesamten Planungsprozesses wichtige Entscheidungen zu treffen.
Erstellen Sie ein Budget
Einer der wichtigsten Aspekte der Veranstaltungsplanung ist die Erstellung eines Budgets. Legen Sie fest, wie viel Geld Ihnen zur Verfügung steht, und verteilen Sie es auf verschiedene Bereiche wie Veranstaltungsort, Speisen und Getränke, Unterhaltung und Marketing. Denken Sie daran, etwas Spielraum für unvorhergesehene Ausgaben zu lassen, die möglicherweise entstehen.
Wählen Sie einen Veranstaltungsort
Die Wahl des geeigneten Veranstaltungsortes ist entscheidend für den Erfolg Ihrer Veranstaltung. Berücksichtigen Sie Faktoren wie die Größe Ihrer Veranstaltung, den Ort und die Erreichbarkeit. Betrachten Sie auch die Annehmlichkeiten, die der Veranstaltungsort bietet, z. B. audiovisuelle Ausstattung, Parkplätze und Catering.
Erstellen Sie Ihren Zeitplan für die Veranstaltung
Erstellen Sie einen Zeitplan, der alle wichtigen Fristen für Ihre Veranstaltung enthält. Dazu gehört, wann Sie den Veranstaltungsort buchen, Essen und Getränke bestellen, Unterhaltung engagieren und Einladungen verschicken müssen. Ein klarer Zeitplan hilft Ihnen, den Überblick zu behalten und Überraschungen in letzter Minute zu vermeiden.
