Nach Jahren der manuellen Auftragszeitenerfassung, hat sich die Stadt Ortenberg entschlossen, die Fachsoftware diTIME 2.0 der Firma synergie kommunal GmbH aus Taunusstein einzusetzen. Die Stadtverwaltung selbst setzt bereits seit Jahren die Software diTIME PZE (Personalzeiterfassung) ein, war dies, ein noch ausstehender logischer Schritt. Ausschlaggebend für diese Entscheidung war das einfach Handling der Software, der modulare sowie benutzerfreundliche Aufbau und der gute Softwaresupport.
Bei der Entscheidung wurde seitens des Bauhofs Wert daraufgelegt, eine zeitnahe und schrittweise Umsetzung durchzuführen. Der Arbeitsablauf sollte während der Einführung der Software nicht negativ beeinflusst werden und die Umsetzung somit „sanft von statten gehen“. Diese Möglichkeit bietet diTIME 2.0!
Im Bauhof Ortenberg wurden zuerst die Mitarbeiter, Arbeitszeitschemen und Aufträge angelegt. Mit den Buchungen der Arbeitszeiten auf Aufträge wurde begonnen. Aus diesen gebuchten Auftragszeiten werden automatisch die Werte für die Personalzeiterfassung ermittelt und übernommen. Ziel ist es eine belastbare Grundlage für die Personalabrechnung (Lohnabrechnung) zu liefern und die Arbeits-, Urlaubs- und Krankheitszeiten der einzelnen Mitarbeiter in einer Datenbank zu führen. Hieraus werden für die Mitarbeiter auch entsprechende Monatsberichte generiert und übergeben.
Bisher wurden hierfür von der zuständigen Sachbearbeiterin im Bauhof Ortenberg aufwendige Excel-Listen geführt und die Zeiten entsprechend auf Aufträge und Personen eingetragen. Aus diesen Daten wurden dann in sehr zeitintensiven und fehleranfälligen Arbeitsschritten die Daten für die Monatsabrechnung zusammengetragen. Diese Schritte übernimmt nun diTIME 2.0 und erleichtert so das Tagesgeschäft immens.
Da die Stadt Ortenberg Veranstalter des überregionalen Großereignisses „Kalter Markt“ ist, war es unter anderem auch hierfür wichtig, entsprechende Aufwandszahlen (Zeiten des Bauhofs) für den reibungslosen Ablauf des Marktgeschehens zu liefern. Dies geschah bisher ebenfalls über ein zeitintensives manuelles Zusammentragen der Zeiten innerhalb der unterschiedlichsten Excel-Tabellen. Dieses Vorgehen gehört nun der Vergangenheit an und wird zukünftig automatisiert über das Berichtswesen in diTIME 2.0 ausgewertet. Somit bleibt mehr Zeit für das aktuelle Tagesgeschäft . Die zuständige Sachbearbeiterin im Bereich Bauhof ist von der Einführung der Software begeistert. Sie schätzt an dem Bauhofprogramm der Firma synergie kommunal GmbH besonders:
„Das Programm ist logisch aufgebaut und einfach zu bedienen.“
„Das Programm passt sich an die Bedürfnisse des Kunden an. Durch die Möglichkeit des modularen Aufbaus vereinfacht es den Echteinsatz enorm und damit auch die Akzeptanz der beteiligten Personen!“ „Es macht Spaß mit dem Programm zu arbeiten und es vereinfacht die tägliche Arbeit enorm!“
„Auch die Arbeiter haben das Programm nach einer kurzen Vorstellung akzeptiert und kommen nun mit den neuen Monatsberichten super klar!“
Der modulare Aufbau von diTIME 2.0 hat eine optimale Integration der Software in das „laufende Tagesgeschäft“ ermöglicht und dieses zusehend vereinfacht. Zukünftig sollen weitere Arbeitserleichterungen erreicht werden, durch folgende Umsetzungsschritte:
• Einsatz von Handscannern (somit Entfall manueller Leistungsnachweise und deren manuelles Nacherfassen)
• Erfassung von Geräten, Fahrzeugen und Tätigkeiten Anbindung eines GIS-Systems
• automatisches generieren einer Schnittstellendatei für die Buchung der internen Leistungsbeziehungen (ILV) innerhalb des städtischen Haushalts
• Erfassen von dezentralen Aufträgen (z.B. durch den Bereich der Kindergärten) über eine Weberfassung
Lassen auch Sie sich von der praxisnahen, benutzerfreundlichen und modular aufgebauten Software überzeugen. Gerne vereinbaren wir mit Ihnen einen kostenlosen Präsentations- bzw. Organisationstermin.
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