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Virtic klärt auf: Arbeitszeiterfassung – wie geht es richtig?

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Es wird höchste Zeit: Unternehmen, die die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter bisher noch nicht dokumentieren, sollten handeln. Denn die Arbeitszeiterfassung ist gesetzlich vorgeschrieben, ganz unabhängig vom EuGH-Urteil, das diesbezüglich für Furore gesorgt hat. Für viele Unternehmen ist die Erfassung jedoch mit großem Aufwand verbunden. Eine digitale Lösung kann hier helfen. Doch was muss ein System bieten, um den rechtlichen Vorgaben zu entsprechen?

Die Arbeitszeiterfassung: Ein Thema, dass seit einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom Mai 2019 in vielen Unternehmen manche Sorgenfalte verursacht hat. Denn hier wurde die Einführung eines umfassenden Systems zur Dokumentation der Arbeitszeiten vorgeschrieben. Ein aktuelles Urteil aus Emden zeigt jedoch: Diese Dokumentation ist schon lange Pflicht. Denn gleich an mehreren Stellen wird eine Erfassung vorgeschrieben, wie in der Charta der Grundrechte der Europäischen Union (GrCH) und dem deutsche Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Ohne eine Lösung, die alle Arbeits- und Pausenzeiten dokumentiert, können Unternehmen im Falle einer juristischen Auseinandersetzung nicht bestehen.


EuGH-Urteil wirkt sich bereits aus

Beim Urteil vor dem Emdener Arbeitsgericht ging es um einen Fall aus der Baubranche. Nach Ende der Tätigkeit eines kurzzeitig angestellten Bauhelfers differierten die vom Arbeitnehmer privat aufgezeichneten Zeiten mit denen, die im Bautagebuch vermerkt waren. Der Lohn wurde auf Grundlage des Bautagebuchs errechnet und der Bauhelfer verlangte nun eine Nachzahlung. Das Emdender Gericht gab dem Kläger Recht, da ein geeignetes System zur Arbeitszeiterfassung fehlte.

Grundlage dafür waren die GrCH und das ArbZG. Diese legen zum einen eine Begrenzung der Höchstarbeitszeit und das Recht auf Ruhezeiten, zum anderen die Pflicht zum Nachweis dieser Zeiten fest. Ein Bautagebuch, wie das im aktuellen Fall vorgelegte, eignet sich jedoch nicht dafür. Der Bauablauf wurde dokumentiert, nicht aber die individuellen Arbeitszeiten inklusive Fahrt- und Rüstzeiten.

Das Besondere dabei: Das Emdener Urteil zeigt, dass bereits vor dem EuGH-Urteil vom Mai 2019 die Arbeitszeiterfassung verpflichtend war. Damit handelt es sich beim EuGH-Urteil um eine Konkretisierung des gültigen Rechtes, die auch ohne eine Angleichung des deutschen Gesetzes bereits heute wirksam ist. In Luxemburg ging es nicht um die Pflicht zur Zeiterfassung als solche, sondern um die Kriterien, die ein System bieten muss, nämlich: Objektivität, Verlässlichkeit und Zugänglichkeit.­

Ein geeignetes System

Geeignete Zeiterfassungssysteme erfüllen diese Kriterien. Die Objektivität wird in der Regel durch eine technische Vorrichtung sichergestellt, die für die korrekte Erfassung der betreffenden Uhrzeit sorgt, beispielsweise durch einen zuverlässigen Zeitstempel.
Die Verlässlichkeit muss zunächst auf technischer Basis gewährleistet sein. Das genutzte System muss jederzeit funktionstüchtig sein. Zudem muss die Verfügbarkeit der Zeiterfassungslösung stets sichergestellt sein. Ob ein Mitarbeiter im Büro tätig ist, sich im Homeoffice oder auf der Baustelle aufhält, ist nicht von Bedeutung. Hier sind webbasierte Zeiterfassungslösungen gefragt. Zeitgemäße Systeme können über eine Smartphone-App bequem von unterwegs bedient werden. Dabei sollte auf Manipulationssicherheit geachtet werden. Nur so ist die Erfassung am Ende vor Gericht beweiskräftig und rechtskonform.
Nicht zuletzt muss ein geeignetes Zeiterfassungssystem für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen zugänglich sein, damit beide Seiten stets einen Überblick über die geleisteten Stunden haben. Hier empfiehlt sich ein persönlicher Zugang, über den Stundenzettel, Arbeitskonten, aber auch Reisekostenabrechnungen sowie die gespeicherten Personenstammdaten eingesehen werden können.

Gerade der Schutz der Stammdaten ist mit Blick auf die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) wichtig. Um sie im Sinne der Verordnung zu schützen, müssen technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) getroffen worden sein. Dies kann beispielsweise ein Rechte- und Rollenkonzept sein, nach dem nur zugriffsberechtigte Mitarbeiter wie der direkt Vorgesetzte, die Personalabteilung sowie der Arbeitnehmer selbst die Daten einsehen können. Aspekte wie Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Speicherbegrenzung, Integrität und Vertraulichkeit sollten bei der Wahl einer passenden Lösung mit einbezogen werden.

Fazit

Unternehmen, die bisher noch keine Zeiterfassungslösung nutzen, sollten nicht mehr warten. Bei der Wahl eines Systems sind jedoch mehrere Kriterien zu beachten, vor allem Objektivität, Verlässlichkeit und Zugänglichkeit. Doch auch der Datenschutz spielt eine wichtige Rolle. Führende Lösungen werden allen Aspekten gerecht und bieten die Möglichkeit, eines individuellen Zuschnitts auf jedes Unternehmen. Damit handeln Unternehmen rechtskonform und können bei Streitigkeiten vor Gericht beweiskräftige Belege vorlegen.

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