Die Bedeutung des Internets für die tägliche Kommunikation ist in den letzten Jahren merklich gestiegen. Nach jüngsten statistischen Erhebungen nutzen bereits 46 Prozent der Deutschen regelmäßig das Internet*. Die zunehmende Verbreitung von Breitbandanschlüssen in Privathaushalten hat dazu geführt, dass Angebote wie Online-Tickets, Internet-Shops oder Online-Banking immer beliebter werden. Diese Entwicklung stellt auch die Kommunen vor neue Herausforderungen.
Städte und Gemeinden haben bereits damit begonnen, auf die zunehmende Attraktivität des Internets zu reagieren. Fast alle Kommunen bieten mittlerweile ihren Bürgern hochwertige und gut strukturierte Internet-Angebote an. Wer heute etwas auf dem Amt erledigen muss, informiert sich vorher im Internet über die angebotenen Verwaltungsdienstleistungen. Vielfach werden Anträge zum Download angeboten, die am heimischen PC ausgedruckt und anschließend ausgefüllt per Post eingereicht werden können. Sind dazu noch offene Fragen, genügt eine kurz E-Mail an die Verwaltung.
Das Problem: E-Mail-Nachrichten werden in der Regel unverschlüsselt übertragen. Schützwürdige Informationen wie Steuerdaten, sozialer Status oder Betriebsgeheimnisse können von Dritten abgefangen und eingesehen werden. Zudem weiß der Absender nicht, ob seine Nachricht eingegangen ist, weil gesendete E-Mails oft im Spam-Filter hängen bleiben oder einer Virenschutz-Prüfung nicht Stand halten.
Hinzu kommt, dass mit herkömmlichen E-Mail-Systemen Schriftsätze nicht rechtswirksam gemäß § 3a Verwaltungsverfahrensgesetz eingereicht werden können. Demnach müssen Schriftsätze, die der Schriftform bedürfen, mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein. Absender und Empfänger müssen in der Lage sein, elektronisch signierte Dokumente zu erkennen und zu prüfen. Gleichzeitig muss für die rechtsverbindliche Zustellung von Schriftsätzen wie Anträge und Bescheide festgestellt werden können, ob und wann das Dokument beim Empfänger eingegangen ist.
Für die kommunale Verwaltungspraxis heißt das, eine Kommunikation per E-Mail findet zwar statt, in vielen Fällen muss jedoch nach wie vor der Weg per Telefon und Post beschritten werden, weil das vorhandene E-Mail-System den Anforderungen der rechtssicheren Kommunikation nicht entspricht.
AM-SoFT IT-Systeme hat für dieses Problem eine Lösung. Als Entwickler und Hersteller des elektronischen Gerichtsbriefkastens hat sich AM-SoFT auf die rechtssichere elektronische Kommunikation spezialisiert. Um das vorhandene Know-how aus dem Bereich der Justiz auch den Kommunen verfügbar zu machen, hat AM-SoFT den elektronischen Amtsbriefkasten entwickelt.
In einer Begleitstudie zur Produkteinführung des Amtsbriefkastens wurde festgestellt, dass viele Kommunen beim Thema rechtssichere Kommunikation noch sehr zurückhaltend sind. Viele scheuen die hohen Investitionskosten, die notwendig sind, um das vorhandene E-Mail-System mit einer Signatur- und Verschlüsselungssoftware für die rechtssichere Kommunikation fit zu machen. Angesichts knapper Budgets und Stellenstreichungen fehlen gerade kleineren Kommunen die personellen Ressourcen für die Betreuung und Instandhaltung solch komplexer Systeme.
AM-SoFT bietet dagegen mit dem elektronischen Amtsbriefkasten ein einfaches und kostengünstiges System an. Bürgerinnen und Bürger können damit über eine Web-Oberfläche mit Ihrer Verwaltung kommunizieren. Schriftsätze und Anträge werden wie üblich am PC digital erstellt und über den Amtsbriefkasten versendet. In der Verwaltung werden die Dokumente zentral entgegengenommen, auf Viren und Signatur geprüft und automatisch nach Adressat oder Vorgang weitergeleitet.
Je nach Bedarf können die Nachrichten verwaltungsintern als E-Mail zugestellt oder alternativ über den Web-Browser abgeholt werden. Eine Anbindung an vorhande Fachverfahren ist durch standardisierte Schnittstellen möglich. Die Kommunikation ist bidirektional und erlaubt der Verwaltung beispielweise die Zustellung von Bescheiden oder die Gewährung von Akteneinsicht.
Für Kommunen, die rechtssicher mit ihren Kunden kommunizieren möchten, hat
AM-SoFT zur Orientierung einen Sicherheits-Check erstellt, der die erforderlichen Kriterien für eine rechtssichere elektronische Kommunikation am Beispiel des Amtsbriefkastens erklärt. Die Vorteile des Amtsbriefkastens werden den Nachteilen der E-Mail-Kommunikation gegenübergestellt. Den AM-SoFT Sicherheits-Check können sie hier downloaden: <link http: www.am-soft.de _blank external-link-new-window einen externen link in einem neuen>
www.am-soft.de/index.php?option=com_docman&task=doc_download&gid=9&Itemid=67
AM-SoFT Potsdam GmbH
Kontakt Amtsbriefkasten: Stefan Grill, Email: mailto: <link mail ein fenster zum versenden einer>
stefan.grill@am-soft.de
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AM-SoFT-IT Systeme, 1989 gegründet, hat sich durch übergreifende Kompetenzen im Bereich IT zu einem führenden Spezialanbieter für eJustice und eGovernment entwickelt. Für das Land Brandenburg verwirklichte AM-SoFT die rechtsverbindliche elektronische Klage vor Gerichten sowie die papierlose Zustellung über das Internet. Das daraus entstandene System ist nunmehr auch bei Bundesbehörden sowie in weiteren Bundesländern im Einsatz. AM-SoFT war maßgeblich an Konzeption und Entwicklung des modernen elektronischen Handelsregistersystems Aureg für mehrere Bundesländer beteiligt. Von den Standorten in Niedersachsen, Brandenburg und Sachsen aus, bietet AM-SoFT kompetenten Support und zuverlässigen Service an. Die Softwareprodukte basieren auf XML-Technologien und sind für Windows® und Linux® ausgelegt.
