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| Bürgermeister Lenz |
Auch in einer gerade einmal achtköpfigen Kommunalverwaltung kann sich ein elektronischen DMS- und Workflowsystem rechnen – ganz dem Vorurteil zum Trotz, solche Technologien lohnten sich nur für den Einsatz im größeren Stil. Wie, dies zeigt das Beispiel der Gemeinde Elbtal im Kreis Limburg-Weilburg, die ihre Eingangsrechnungen seit Juni 2011 mit dem Prüfungsworkflow FlowManager Invoice bearbeitet und in 2Charta-DMS rechtssicher archiviert – beides Produkte der LORENZ Orga-Systeme GmbH.
Wo viele Bearbeiter in dutzenden, oft räumlich getrennten Abteilungen arbeiten, sind DMS und Workflow heute zum wichtigen Instrument für die schnellere, effizientere Bearbeitung von Vorgängen und damit generell für eine bürgerfreundliche Verwaltung geworden. Die Kommune Elbtal fällt nicht ganz in diese Kategorie: Bürgermeister Hubert Lenz teilt sich mit seinen sieben Kollegen/innen ein schmuckes Fachwerkhaus im Ortskern und lenkt von hier aus die Geschicke seiner Gemeinde. „Dies bedeutet gleichzeitig, dass bei uns wenige Personen sehr viele unterschiedliche Tätigkeiten übernehmen und als Vertretung oft mehrere Fachgebiete gleichzeitig betreuen müssen“, erklärt der 59jährige.
Hosting der Gesamtlösung bei ekom21
Aus diesen Gründen hat sich die Gemeinde für eine neue Workflow- und DMS-Lösung entschieden, die seit April 2011 im Einsatz ist, zunächst für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Die Gemeinde nutzt FlowManager Invoice und 2Charta-DMS komplett als Cloud-Lösung bei ihrem Rechen-zentrum ekom21. Dort ist auch das NSK-Kassensystem gehostet, mit welchem die Gemeinde seit vier Jahren arbeitet. Auf die integrierte Gesamtlösung greifen die Mitarbeiter/innen der Kommune per Webbrowser zu. Es mussten also weder Softwarelizenzen erworben werden, noch waren Investitionen für zusätzliche Hardware nötig, da ein zentraler Fotokopierer mit Scanfunktion bereits vorhanden war.
„Die ekom21 ist für uns nicht nur Rechenzentrum, sondern auch Beratungshaus und Dienstleister. Sie hat unter anderem unsere Umstellung auf Doppik zum Januar 2009 komplett organisiert und umgesetzt“, sagt Hubert Lenz, „deshalb waren wir sicher, dass uns ekom21 mit dem Workflowsystem von Lorenz Orga auch eine optimale Lösung für die Rechnungsbearbeitung im Outsourcing bietet.“ Die Berater von Lorenz Orga stellten die Lösung den Mitarbeitern/innen im Rathaus innerhalb nur eines Vormittags vor und diese konnten anschließend sofort damit arbeiten. „Mit dem Programm kommt man problemlos zurecht, es ist nicht vernebelt und es gibt keine versteckten Schaltflächen, die man leicht übersieht“, so das Urteil von Kassenleiterin Ellen Fritz.
Anforderungen an vorgeschriebene Prüfroutinen trotz knappen Personals erfüllt Buchhaltung und Kasse werden in Elbtal letztlich von ein und derselben Person erledigt. Ellen Fritz (oder ihre Kollegin Michaela Stein) kontiert die Eingangsrechnungen zunächst und macht sie zugleich zahlbar. Gemäß Vorschrift getrennte Funktionen verbinden sich damit in einer Person, denn Hubert Lenz kann nicht für jeden Tätigkeitsbereich jemanden einstellen, nur weil vorgeschriebene Trennungen mit dem bestehenden Personal nicht zur realisieren sind. Dies lässt sich weder bezahlen, noch gäbe es für die Mitarbeiter überhaupt genug Arbeit.
„Deswegen hat auch das Rechnungsprüfungssamt des Kreises ein besonderes Augenmerk auf uns“, berichtet der Bürgermeister. Mit dem neu eingerichteten Rechnungsprüfungsworkflow lassen sich die Vorgänge der 4-Augen-Prüfung bei der Rechnungsbearbeitung nun deutlich auseinanderziehen und lückenlos nachvollziehen – eine zentrale Forderung des Rechnungsprüfungsamtes. Denn es sind für die einzelnen Schritte der Rechnungsbearbeitung nun Rollen festgelegt, die eingehalten werden müssen. Damit ist sichergestellt, dass die Schritte Vorprüfung, Kontierung, sachliche Freigabe und Anordnung in genau der vorgeschriebenen Reihenfolge vom jeweils zuständigen Rolleninhaber ausgeführt werden.
Die Rechnungen werden jetzt im Rathaus gescannt und pro digitalisierter Rechnung startet anschließend ein Workflowprozess. Dieser übergibt die Rechnung zunächst an Hubert Lenz oder seinen Stellvertreter zur Vorprüfung, anschließend geht es zu Michaela Stein oder Ellen Fritz. Die Buchhalterinnen erfassen die Rechnungsdaten im Workflow-Formular, kontieren sie und geben sie zur sachlichen Richtigzeichnung an den zuständigen Kollegen weiter. Am Ende steht die Anordnung mittels qualifi-zierter digitaler Signatur. Der Workflowprozess ist damit automatisch beendet und die erfassten Buchungsdaten werden an die variable Belegschnittstelle von NSK zwecks dortiger Buchung übergeben.
Workflowablauf ist im DMS nachvollziehbar
An das 2Charta-DMS übergibt der Workflow automatisch alle erfassten Daten, die gescannte Rechnung mit beigefügten Dokumenten und Kommentaren, die Anordnung sowie die qualifizierte Signatur. Auch ein PDF-Formular mit dem gesamten Verlauf der Workflowbearbeitung ist im DMS abgelegt. Durch diese Dokumentation der Vorgänge schafft die Gemeinde Elbtal zusätzliche Kassensicherheit. Michaela Stein: „Wir haben durch die Digitalisierung des Rechnungsprüfungsprozesses nun wirklich alle Unterlagen zu einer Rechnung gebündelt zusammengefasst und können durch die Aufbewahrung im DMS auch Jahre später jeden einzelnen Vorgang lückenlos nachvollziehen.“
Zu Zeiten der Papierbearbeitung war dies anders: Rechnung, Anordnung und dazugehörige Dokumente wie Lieferschein oder Bestellung wurden zusammengeheftet und nach Haushaltsplan in Ordnern abgelegt. Änderte sich der Haushaltsplan, war eine neue Gliederung nötig. Ein recht hoher Aufwand und teilweise wurden auch bestimmte begleitenden Unterlagen dem Vorgang gar nicht mehr beigefügt – was später stets Informationslücken aufdeckte, wenn man einen Beleg nach Jahren in die Hand nehmen und den Vorgang rekonstruieren wollte.
Seit die Gemeinde die Softwarelösung nutzt, registrieren alle Beteiligten eine große Zeitersparnis bei der Rechnungsbearbeitung. Die Zahlungsvorgänge lassen sich wesentlich stressfreier abwickeln, nichts liegt mehr unerledigt auf einem Schreibtisch und muss gesucht werden – was gerade bei kleinen Gemeinden oft der Fall ist, wenn ein Kollege mehrere Sachgebiete bearbeitet und der eine Vorgang den anderen überlagert. Auch die Aufseher des Rechnungsprüfungsamtes sehen den Einsatz der neuen Technologie in Elbtal mit Wohlwollen.
Die automatisierte Bearbeitung von Schriftstücken, mit der man nun so gute Erfahrungen gemacht hat, will Hubert Lenz in seiner Gemeinde demnächst auch auf andere Bereiche ausdehnen, bis hin zur papierlosen elektronischen Verteilung und Bearbeitung der gesamten Eingangspost und aller Vorgänge. „So können wir in der gesamten Verwaltung Zeit-, Kosten und Platzeinsparungen realisieren wie jetzt schon bei den Rechnungen“, freut sich der Bürgermeister.
Autor: Christian Koch, Lorenz Orga GmbH
