Das Thema mobile Zeiterfassung ist seit Covid-19 wieder einmal in den Fokus der Personalverantwortlichen der Kreise, Städte und Gemeinden gerückt. Hier hat sich die mobile Zeiterfassungs-App im Bauhof, Facility-Management oder Grünflächenamt schon mehrfach bewährt. Moderne Cloud-App-Technologie kann aber noch wesentlich mehr und digitalisiert die Verarbeitung in den Verwaltungen schnell und kostengünstig. Ganz aktuell, für den anstehenden Winter, rückt der Einsatz der App-Technologie unter dem Gesichtspunkten der notwendigen Dokumentationspflicht im Winterdienst in den Vordergrund. Somit ermöglicht die Cloud-App-Technologie nicht nur ein effizientes Personal-Controlling, sondern auch den geforderten Nachweis für den Versicherungsfall. Als Ergänzung bietet der Cloud-App-Anbieter oft auch eine Kombination mit einem fest installierten Telematik-GPS-System auf dem Räumfahrzeug an.
.Aber auch Gehwegkontrollen, Spielplatzkontrollen oder einfach nur die Bestandsaufnahme von Infrastruktur (z.B. Schieberkontrollen) lassen sich schnell über moderne Cloud und Apps per Foto-Dokumentation und GPS realisieren. Stadtwerke verwenden die innovativen Apps gerne beim Wechsel der Gas- und Wasserzähler oder zur Infrastrukturaufnahme. Hier ist die Fotodokumentation und ein ausgeklügeltes Formular-Management eine gute Basis für digitalisierte Prozesse im Außendienst sowie bei direktem Kundenkontakt.
Nicht nur, dass die Datenerfassung von Stundenzetteln auf Papier oder die Dokumentation in die elektronischen EDV-Programme Zeit und Geld kostet: Diese manuellen Verfahren bergen auch eine hohe Fehleranfälligkeit. Mit den innovativen Apps für das Android-Smartphone erfasst jeder Mitarbeiter mit wenigen Klicks seine Daten, Bilder und Arbeitszeiten, die sofort verschlüsselt übertragen werden. Die erhobenen Daten stehen somit in kurzer Zeit – neartime – über die Cloud dem Sachbearbeiter im zentralen Verwaltungssystem der Verwaltungen zur Verfügung.
Warum eigentlichen Cloud?
Die Cloud- und App-Angebote können als Dienstleistungen zu dem Zeitpunkt gebucht und genutzt werden, wenn Sie benötigt werden. Es entstehen keine Investitionen – somit auch keine Vergabeprobleme. Die Verwaltungen bezahlen nur die direkte Nutzung durch die Mitarbeiter und binden sich nicht langfristig an Verträge. Auch die notwendige Sicherheit ist bei den sich heute auf dem Markt befindlichen Apps natürlich gegeben. Ein Muss für jeden App-Anbieter und Cloud-Provider.
Der Nutzen für den Einsatz einer solchen App-Technologie überwiegt bei weitem die Kosten, die durch ein solches System entstehen. Mobile Apps für Smartphones – für monatlich ab zehn Euro je Benutzer – sind einfach schick und sprechen junge Mitarbeiter in den Verwaltungen besonders an. Einfach monatlich bei Bedarf mieten – ohne Investition. Im Bereich innovativer Cloud- und App-Software ist beispielsweise Toni Büttgen, Geschäftsführender Gesellschafter der midcom GmbH, mit Sitz in Meckenheim ein kompetenter Ansprechpartner.
