Eingebettet zwischen Schwarzwald und Schwäbischer Alb liegt Holzgerlingen. Die Wartung der dortigen Rad-, Feld- und Wanderwege ist gemarkungsabhängig und daher streckenweise Aufgabe des Baubetriebshofs Holzgerlingen. Für den Leiter Reiner Mikolaj und seine 20 Mitarbeiter fallen täglich vielfältige Aufgaben an. Parallel zu den seit 2007 mit AIDA erfassten Arbeitszeiten, mussten die Aufgaben durch die einzelnen Vorarbeiter per Handaufschrieb erfasst werden. Diese Aufschriebe wurden durch die Bauhofverwaltung mit einem erheblichen Aufwand manuell in eine bestehende Accessdatenbank eingetragen.
Die Lösung heißt AIDA
Seit 2017 erfasst der Baubetriebshof Holzgerlingen seine Arbeitsgänge papierlos über das AIDA-System. Jeder Mitarbeiter verfügt über einen personalisierten Barcode- Scanner, über den er seine Arbeitszeit und seine Aufträge direkt bucht. Die mobil erfassten Daten werden im AIDA-System automatisch verrechnet. Jutta Appelrath von der Bauhofverwaltung erläutert: „Die Umstellungsphase von den Aufschrieben zur neuen, papierlosen Erfassung konnten wir dank der einfachen Anwendung von ursprünglich geplanten sechs Monaten problemlos auf drei Monate verkürzen.“ Vereinfacht hat sich auch die Übergabe der erfassten Daten an die Personalabteilung zur Zuschlagsberechnung. Baubetriebshofleiter Mikolaj hebt hervor: „Dieses System erlaubt uns, eine genaue Leistungserfassung durchzuführen. So sind wir nun in der Lage, detailliert darzustellen, wie sich die einzelnen Tätigkeiten, beispielsweise in der Grünpflege aufteilen, wie „Baumpflege“ oder „Mähen“. Dies dient der Planung ebenso wie der Kostenkontrolle und Auskunftsfähigkeit.”
Nachdem der Bauhof bereits seit 2007 mit AIDA seine Arbeitszeiten erfasst, folgte 2013 die Kernverwaltung im Rathaus. Derzeit erfassen ca. 100 Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten über AIDA. Die Buchungen werden hierbei über einen berührungslosen Ausweis in Form eines Schlüsselanhängers an organisatorisch günstig montierten Terminals durchgeführt. Alle erfassten Zeiten werden vollautomatisch nach den in AIDA hinterlegten Vorgaben berechnet. Seit Anfang 2019 erfolgt auch die Urlaubs- und Fehlzeitenplanung der übrigen rund 230 Mitarbeiter durch die Personalabteilung komplett über AIDA. So sind schnelle Auswertungen für die Verwaltungsführung auf Knopfdruck unter Berücksichtigung aller Mitarbeiter möglich. Auskünfte und Anträge werden weitestgehend über das webbasierte „virtuelle Personalbüro“ abgewickelt. Über den Web-Browser stehen den Mitarbeitern verschiedene Funktionen zur Verfügung. Durch entsprechende Einstellungen im AIDA-Programm wird festgelegt, was jeder Einzelne nutzen und sehen darf.
Warum AIDA?
Bei der Entscheidung für AIDA spielten zahlreiche Faktoren eine Rolle. Zum einen gewährleistet die breite AIDA-Produktpalette eine einfache Anpassung des Systems an zukünftige Veränderungen, so dass dieses mit den Anforderungen wächst. Zum anderen benötigen die Mitarbeiter nur einen Ausweis für Zeit und Zutritt. Zudem mussten, da AIDA modular aufgebaut ist, nur die Module gekauft werden, die wirklich benötigt werden. Ein weiterer Pluspunkt war die kompetente Beratung.
