Büromöbel dienen in erster Linie der Verwaltungsarbeit und sollen diese möglichst vereinfachen sowie effizient unterstützen. Sie stellen einen erheblichen Vermögenswert für das Unternehmen dar. Hierzu gehört eine Vielzahl an unterschiedlichen Ausstattungen, an die, bei der Inventarisierung, nicht unbedingt immer gedacht wird.
Des Weiteren ist auch noch weiteres Equipment zu berücksichtigen, wie etwa Schubladen-Container zur Aufnahme der Arbeitsmittel, Bürostühle sowie Konferenz- bzw. Besucherstühle in allen Varianten. Damit sämtliches Büro-Equipment im Griff bleibt und jederzeit auf Grundlage der Datenbasis ein effizientes Inventarmanagement durchgeführt werden kann, empfiehlt sich die Unterstützung durch eine entsprechende professionelle Software-Lösung.
Durchweg digital: mit der Inventar-Software auch den Umzug organisieren
Mit der Inventar-Software der Hoppe Unternehmensberatung lassen sich nicht nur Büroausstattungen und IT-Equipment effektiv verwalten, sondern die Software unterstützt darüber hinaus bei allen Formen von Firmen-Umzügen und Betriebsverlegungen. Mit der Inventarverwaltung können die Umzüge von Mitarbeitenden, Abteilungen oder einzelnen Arbeitsplätzen geplant und organisiert werden.
Die Basis für das Umzugsmanagement bilden die im Vorfeld erfassten Daten aus der Inventarisierung, wie beispielsweise Anschaffungszeitpunkte, Garantie- und Wartungsfristen, Kaufwert, eventuelle Reparaturen, Historie sowie Aufenthaltsort (Räume, Personen). Hier bietet die Inventarverwaltung von Hoppe noch zusätzliche Funktionalität bzw. Auswertungs- und Analyse-Möglichkeiten sowie verschiedene Import- und Export-Funktionen.
Wichtige Grundlage: eine gute Datenbasis
Mit der Inventarverwaltung werden auch sämtliche Räume und deren Grundrisse erfasst. Hierzu stehen vordefinierte Eingabefelder für Ort, Gruppe und Kategorie zur Verfügung. Die Darstellung orientiert sich an der allgemein bekannten Baumstruktur des Windows Explorers und erleichtert damit den Umgang mit dem Programm. In bis zu vier Ebenen nach Ort/Raum, Gruppe, Kostenstelle und Kategorie lässt sich die Datenstruktur hierarchisch unterteilen.
Alle erfassten Inventargüter können mit entsprechenden Anhängen wie Bildern, Raumbeschreibungen oder Rechnungen unterlegt werden. Mit den umfassenden Auswertungs- und Analysemöglichkeiten lassen sich die Daten des Inventarplaners grafisch übersichtlich und mit fast jedem gewünschten Detaillierungsgrad darstellen.
Alle Anwender haben über das Netzwerk parallelen Zugriff auf die mandantenfähige und mehrsprachige Inventarverwaltung. Unterstützung erfolgt auch durch umfassende Such- und Filterfunktionen. Mit der Volltextsuche entfällt langes Suchen und Recherchieren.
iOS- und Android-App
Für die mobile Erfassung von Inventargütern bietet die Hoppe Unternehmensberatung eine sehr effiziente und intuitiv handhabbare App für iOS und Android. Das Inventargut kann hierbei mit unterschiedlichen Informationen ergänzt werden. Wichtig für das Umzugsmanagement: Auch Geo-Daten lassen sich für jeden Datensatz erfassen und speichern.
Der integrierte Scanner erspart eine aufwendige Inventarisierung. Mit den auf Möbelstücke und Geräte aufgeklebten Barcodes lässt sich die Inventarisierung erheblich beschleunigen. Hingegen erfolgt die Inventarisierung der IT-Ausstattung wie Computer, Drucker oder Notebooks in der Regel über die Seriennummern. Der Barcodescanner hilft, manuelle Eingabefehler auf ein Minimum zu reduzieren.
Per App erfasste Daten können dann in die Inventarsoftware importiert werden, welche über eine umfangreiche Auswahl an Im- und Exportfunktionen für Excel verfügt. Die Software beseitigt den hohen Aufwand bei der manuellen Inventarisierung von Mobiliar, IT-Equipment, Geräten, Werkzeugen, Pflanzen oder Kunstgegenständen.