Mit dem Ziel einer schlanken Verwaltung nahm im Herbst 2013 der Zweckverband Bauhof Heckengäu für die Gemeinden Mönsheim, Wimsheim und Wurmberg seine Arbeit in einem gemeinschaftlichen Bauhof auf. Durch die ideale Lage am Ortsrand mit bereits bestehendem Gebäude und optimalen Erweiterungsmöglichkeiten, wurde als Standort Wurmberg gewählt. Bereits 2017 wurde angebaut, um für den gemeinsamen Fuhrpark und die Bauhoftechnik Platz zu schaffen.
Unter Betriebsleiter Stefan Lipps erledigen die 15 Mitarbeiter vielfältige Aufgaben wie Liegenschaftspflege, Pflege der Grünanlagen, Winterdienst, Pflege und Instandhaltung von Straßen, Rad-, Feld- und Wanderwegen, Wartung der Kinderspielplätze sowie Wasserversorgungsanlagen, Abwasserbeseitigung, Friedhofbewirtschaftung u.v.m. Für Stefan Lipps kam von Anfang an nur eine elektronische Erfassung der Personalzeiten und Leistungen in Frage, anstatt handschriftlicher Tagesberichte mit aufwändiger manueller Gemeinde- und Haushaltsstellenzuordnung sowie Personalabrechnung.
Seit Januar 2014 erfolgt die Erfassung über das AIDA-System: Alle Personalzeiten (Kommen, Gehen, Pause), Tätigkeiten zur Verrechnung und Leistungserbringung des Zweckverbandes sowie der Einsatz von Maschinen und Fahrzeugen können über Barcodes mit Miniscannern gebucht werden. Über lokal angebrachte Barcodes oder ein mitgeführtes Barcode-Buch nehmen die Mitarbeiter direkt am Einsatzort die entsprechenden Buchungen vor. Außerdem werden die Urlaube und sonstigen Fehlzeiten im AIDA-System geplant und erfasst. Die Anzahl der eingesetzten Barcodes ist im Zweckverband überschaubar gehalten: Es wird nach Liegenschaft und/oder Tätigkeit unterschieden. Durch die Maschinen- und Fahrzeugbuchungen kann außerdem gut nachverfolgt werden, wo und wie lange diese im Einsatz waren.
Nach dem täglichen Auslesen der Scanner an einer Downloadstation im Zweckverband stehen sofort die Anwesenheitszeiten mit Soll-Ist-Abgleich sowie die Zuschläge der Mitarbeiter zur Abrechnung und –abgeltung zur Verfügung. Zudem werden die durch das AIDA-System errechneten Leistungen intern auf die Haushaltstellen für die richtige Gemeinde gebucht und damit kontrolliert, ob die Finanzierung des Zweckverbandes gerecht auf die drei Gemeinden aufgeteilt ist.
