Bei der Umstellung von der Kameralistik auf die Doppik setzt die Stadt Coburg für die betriebswirtschaftliche und DV-technische Mitarbeiterqualifizierung auf die Integration von Präsenzseminaren und eLearning-Modulen. Gemeinsam mit der Stadtverwaltung erarbeitet die arf GmbH ein ganzheitliches Qualifizierungskonzept.
Bis zum Jahr 2012 sollen alle Kommunen in Deutschland vom herkömmlichen kameralistischen Abrechnungswesen auf das in Unternehmen übliche kaufmännische Rechnungswesen (Doppik) umgestellt werden.
Der entscheidende Unterschied zur Kameralistik ist, dass jeder Gutschrift auf einem Konto, die Belastung eines anderen entsprechen muss (Soll und Haben). Damit wird in der öffentlichen Verwaltung erstmals ein systematischer Verbund zwischen den Größen "innahmen und Ausgaben" sowie "Vermögen und Schulden" hergestellt.
Die Stadt Coburg hat erkannt, dass der Erfolg eines so tiefgreifenden Veränderungsprozesses entscheidend von der Bereitschaft der Mitarbeiter abhängt. Das Ziel des Qualifizierungskonzepts lautete somit: "Die neuen Instrumente umsetzen können und auch wollen."
Deshalb betreibt die Kommune ihre Qualifizierungsmaßnahmen nicht nur im Hinblick auf die pure Wissensvermittlung, sondern fördert gezielt Motivation und Mentalitätswandel bei Verwaltungsangestellten und Politikern.
Das Qualifizierungskonzept
Um das ehrgeizige Ziel zu erreichen, erarbeitete die Stadt Coburg gemeinsam mit dem Beratungsunternehmen arf GmbH ein übergreifendes Qualifizierungskonzept. Dieses stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter die passende Maßnahme erhält.
Entsprechend der Tätigkeitsprofile stellt die Kommune zunächst ein passendes Qualifizierungsprogramm zusammen. Das Gros der Trainings beschäftigt sich dabei mit Themen der Finanzwirtschaft – etwa Budgetierung, Haushaltsplanung, Finanzbuchhaltung, Kosten-Leistungsrechnung und Controlling.
Da die Teilnehmer recht unterschiedliche Ausgangsniveaus mitbringen, entschied sich die Kommune für ein Blended-Learning-Konzept. Über Selbstlernmodule können sie sich ein einheitliches theoretisches Fundament erarbeiten.
In den kompakten Präsenzseminaren, die von der Bayerischen Verwaltungsschule (BVS) als Inhouse-Schulungen mit maximal 15 Teilnehmern abgehalten werden, haben die Dozenten dann Zeit, sich vollständig auf den Transfer des Gelernten in die Praxis zu konzentrieren.
Nutzen von Selbstlernmodulen
Ausschlaggegend für den Einsatz von Selbstlernmodulen in der Stadt Coburg sind eine Reihe von Gründen:
- Höhere Trainingsqualität bei angemessenen Kosten. Qualität bedeutet nicht nur, dass die Lerner in ihren Grundaufgaben "sattelfest" sind, sondern ggf. auch mit anspruchsvolleren Aufgaben fertig werden.
- Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer können die Trainingsmaßnahme wesentlich autonomer gestalten, sie gewinnen nicht nur größere Kontrolle über den Zeitpunkt, sondern auch über die Geschwindigkeit und die Intensität des Lernens.
- Ein Medium zur Wiederholung ist vorhanden (Zeit bis zum Echtbetrieb überbrücken).
- Selbstlernmaterial für eventuelle Nachqualifizierungen in der Zukunft steht zur Verfügung.
Die Akzeptanz von eLearning
Der Schlüssel für die Akzeptanz der neuen Lernmedien liegt in der Qualität des Lernmaterials und einer durchdachten Einführungsstrategie. Ebenfalls entscheidend für den Erfolg ist die genaue Abstimmung der Elemente eLearning und Seminare.
Die Lernmodule sind inhaltlich und didaktisch genau auf die Kommunalverwaltung zugeschnitten und bilden das Fundament für die Präsenzseminare.
Allen Teilnehmern wird vermittelt, dass das Selbstlernmodul integraler Bestandteil der Weiterbildungsmaßnahme ist. Die Einladung zum Seminar enthält die klare Aussage, dass die Beherrschung der Lerninhalte des Vorbereitungsmoduls Voraussetzung für die Teilnahme ist – eine Wiederholung im Seminar erfolgt nicht.
Die Inhalte sind praxisnah aufbereitet und kommen ohne Fachchinesisch aus. Grafiken illustrieren die Inhalte. Das Wissen wird in kleinen Schritten vermittelt und durch genügend interaktive Aufgaben erarbeitet und vertieft, dabei erhält der Lerner erklärende Feedbacks. Die Bedienung ist klar und intuitiv.
"Das innovative Qualifizierungskonzept mit interaktiven Lernmodulen, vertiefenden Fachse-minaren und zielgerichteter Nacharbeit in kommunenspezifischen Übungsaufgaben, ist vorbildlich", fasst Dozent Klaus Göller seine Erfahrungen zusammen:
Bereits zu Beginn der eintägigen Grundlagenseminare hatten die Teilnehmer die Begrifflichkeiten der Doppik präsent, und die Seminarinhalte konnten an der Praxis in Coburg ausgerichtet werden.
In kürzester Zeit steigerten die Mitarbeiter ihr Verständnis für die komplexen Zusammenhänge der doppelten Buchführung und der Kosten- und Leistungsrechnung. Der Lernerfolg ist nachhaltig und die Lerner konnten die praktischen Prozesse und Buchungen in der Finanzsoftware transparent nachvollziehen.
Stadt Coburg als lernende Organisation
Die Stadt Coburg geht davon aus, dass Anzahl und Frequenz von tiefgreifenden Veränderungen künftig nicht abnehmen werden – im Gegenteil. Deshalb ist eine "Lernende Verwaltung" für Herausforderungen deutlich besser gerüstet, wenn alle Mitarbeiter bereit sind, sich durch Weiterbildung ständig weiter zu entwickeln.
Dieser Veränderungsprozess ist ein Schritt hin zu einer Verwaltung, die Veränderung als Chance begreift und nicht als Bedrohung.
