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Digitale Zukunft: Vom papierlosen Büro bis zur Stadt-App

Fachmesse Public IT zeigt neue IT-Wege für den Public Sector auf

IT-Lösungen können Städte und Gemeinden dabei unterstützten, Kosten einzusparen, Ressourcen effizienter zu nutzen und Prozesse transparenter zu gestalten. Dabei entwickeln sich innovative Softwarelösungen, Apps, Portale und Soziale Netzwerke rasend schnell. Um einen umfassenden Überblick zu erhalten, informierten sich am 24. und 25. April insgesamt 1.638 Fachbesucher auf der Public IT, die im Verbund mit der Zukunft Kommune und der public12 in der Landesmesse Stuttgart stattfand.

Die Fachmesse präsentierte Produkte und Dienstleistungen aus den Bereichen Dokumentenmanagement, Open Data und kommunaler Verwaltungs-, Finanz- und Bildungs-IT. Zusätzlich zu den Messeständen fanden die anwesenden kommunalen Entscheider auch bei den vielfältigen Vorträgen und Diskussionsrunden Anregungen für ihren Arbeitsalltag.  Wie groß zum Beispiel der Aufklärungsbedarf beim Dialog zwischen Kommunen und Bürgern über Social Media ist, belegte der große Besucherandrang bei einer Fachkonferenz zu diesem Thema, die die MFG Innovationsagentur für IT und Medien des Landes Baden-Württemberg organisierte.

Neue Reichweiten und Rollen für Verwaltungsmitarbeiter durch Social Media

Viele Städte und Gemeinden nutzen heutzutage Social Media wie Facebook, Twitter oder auch eigene Internet-Plattformen, um mit Bürgern und Touristen zu kommunizieren. Rund 300 Städte und Gemeinden seien in Facebook aktiv, bestätigte Franz-Reinhard Habbel vom Deutschen Städte- und Gemeindebund. Gerade die kleineren Gemeinden seien in diesem Bereich oft Vorreiter. Aber man dürfe den Blick nicht nur auf die Gemeinden richten, sondern auch und vor allem auf die Bürger. „Facebook ist in erster Linie nicht dafür da, zu informieren, sondern um einen Dialog zu führen! Und auf diesen muss man sich einlassen“, beschrieb Habbel die Verständigungsform über Social Media. Rechtsanwalt Dr. Carsten Ulbricht, der sich bereits 2007 auf die rechtlichen Implikationen von Facebook und Co. spezialisiert hat, unterstrich die Rolle der Mitarbeiter: Diese hätten eine neue Verantwortung, da ihr Handeln in Sozialen Netzwerken über eine ganz andere Reichweite verfüge. Dies müsse man ihnen bewusst machen; Aufklärung, Leitplanken und Regeln seien deshalb essentiell.

Auf dem Weg zum papierlosen Büro

Eine weitere Herausforderung für viele Kommunen sei der Weg, ein Digitales Dokumentenmanagement einzuführen, berichtete Petra Hüttmann-Häbe vom Planungsbüro Hüttmann + Partner in ihrem Vortrag über Erfolgsfaktoren und Stolperfallen beim Dokumentenmanagement. Die Stolperfallen sehe sie schon bei vielen Ausschreibungen: Es würden häufig nur Teilbereiche ausgeschrieben, ohne dass vorher ein Gesamtkonzept erstellt worden sei. Insellösungen für Teilbereiche oder die Einführung in nur einem kleinen Teil der Verwaltung führten erfahrungsgemäß zu Problemen.

Die Expertin berichtete von weiteren Stolperfallen und Hürden, die ihrer Erfahrung nach immer wieder auftreten. Ein wichtiges Thema sei die Akzeptanz der Mitarbeiter, die aus unterschiedlichen Gründen fehlen könne. Die Software werde abgelehnt, weil sie nicht allen Anforderungen der Mitarbeiter entspreche, weil sich Schulungen häufig nicht an den praktischen Anforderungen orientierten, die Terminologie nicht passe, Funktionen zu kompliziert oder nicht vorhanden seien. Grundsätzlich riet Hüttmann-Häbe, die Grundfunktionen des Dokumentenmanagements in der gesamten Verwaltung auf einmal einzuführen und dann Schritt für Schritt die Spezialisierungen aufzubauen. „Es ist wichtig, organisationsumfassend zu denken und ein Gesamtkonzept zu haben“, so die Expertin. Ein Projektplan, verantwortliche Ansprechpartner und ein angepasstes Schulungskonzept gehörten zu weiteren Erfolgsfaktoren.

Open Data: Daten für jedermann

Vom digitalen Dokument zur offen zugänglichen Datenplattform: Welche Chancen und Barrieren offene Verwaltungsdaten bieten, präsentierte Jens Klessmann, Mitarbeiter am Kompetenzzentrum Electronic Government beim Fraunhofer-Institut FOKUS. Beim Ansatz „Open Government Data“ gehe es darum, Datenschätze der Verwaltungen zu öffnen, in maschinenlesbarer Form bereitzustellen und für Dritte verfügbar zu machen. Unternehmen könnten diese Rohdaten in der Entwicklung eigener Softwareanwendungen einsetzen, die dann von den Bürgern genutzt werden könnten –  ein Wertschöpfungsnetzwerk aus Verwaltung, Unternehmen und Bürgern entstehe.

Vorreiter zu diesem Thema sei in Deutschland die Stadt Berlin, dort sei bereits vor zwei Jahren der Open Data Prozess angestoßen worden. Eine Umfrage, welche Daten zivilgesellschaftliche Akteure benötigten, ergab, dass ein besonders hohes Interesse an Daten zur Stadtplanung, zu Verwaltung und zur Umwelt bestehe. Zudem wurde ein App-Wettbewerb ausgeschrieben, der hohes Interesse hervorrief. Wichtig sei ein politisches Bekenntnis und ein Paradigmenwechsel hin zu offenen Daten, so Klessmann. Dann könnten Unternehmen Daten für die Bürger auf eine Weise aufbereiten und nutzbar machen, wie Kommunen es selbst nicht leisten könnten.

Mit Geo-Daten und Apps zusammen Städte planen

Viele neue Möglichkeiten für die Nutzung solcher Daten durch Bürger, aber auch für die Stadtplanung stellte Dr.-Ing Peter Zeile vor. Der Wissenschaftliche Mitarbeiter im Fachgebiet CPE an der TU Kaiserslautern beschäftigte sich in seinem Vortrag mit den Nutzungsmöglichkeiten von Geo-Daten für unterschiedliche Apps sowie den Chancen mobiler Datenerfassung für die Stadtplanung.

Über die App des deutschen Projektes Wheelmap.org etwa könne jedermann rollstuhlgerechte Orte – dazu zählen auch Zugänge zu Haltestellen im ÖPNV, Verwaltungsgebäude, Cafés oder Geschäfte – im virtuellen Stadtplan seiner Stadt eintragen. So könnten sich Rollstuhlfahrer vorab ein Bild von einer Stadt und ihren Einrichtungen machen und ihre Routen besser planen. Planer erhielten zudem Anregungen für Verbesserungen bei der Zugänglichkeit. Ideen und Visionen für die Weiterentwicklung ihrer Stadt könnten Bürger der Hansestadt Hamburg in der Community Nexthamburg in einen virtuellen Stadtplan eintragen und miteinander diskutieren. Ziel des Projektes sei es zu helfen, dass vielversprechende Lösungen der Bürger ihren Weg in die Umsetzung finden.

Stadt-App: Mobile Informationssysteme im Einsatz

„Immer mehr Kommunen bieten Dienstleistungen im Internet an, gleichzeitig steigt die Nachfrage nach ortsunabhängig verfügbaren Informationen“, erklärte Benjamin Strozinsky von der brain-SCC GmbH. Er stellte die Möglichkeiten der Stadt-Apps von Halberstadt und Wernigerode vor, die sowohl Informationen für Bürger und Touristen als auch für Investoren bereithalten. Die Städte nutzten die Apps etwa, um Sehenswürdigkeiten zu präsentieren, auf Veranstaltungen hinzuweisen sowie Übernachtungsmöglichkeiten und gastronomische Angebote zu präsentieren. Zudem gebe es Funktionalitäten eines virtuellen Rathauses, Bürger könnten hier etwa Terminanfragen im Bürgerbüro stellen und Adressen sowie Öffnungszeiten unterschiedlicher Behörden erfahren. Darüber hinaus könnten Investoren Hinweise zu Gewerbemöglichkeiten, -gebieten, Fördermöglichkeiten sowie ein Firmenverzeichnis abrufen.

„Da führt kein Weg dran vorbei!“: Internetsicherheit in Kommunen und Schulen

Dass die neuen Möglichkeiten des Internet auch Risiken mit sich bringen, ist zwar allgemein bekannt; die Gefahren werden aber häufig unterschätzt: „Für Nicht-Fachleute ist es schwierig, sich um das Thema zu kümmern“, bestätigt Jürgen Weiß, Geschäftsführer der OctoGate IT Security Systems GmbH in seinem Vortrag zu Internetsicherheit in Kommunen und Schulen im Rahmen der Messe. „Sie müssen aber!“ bekräftigte er die Wichtigkeit von Sicherheitsvorkehrungen. Neben den technischen Möglichkeiten des Schutzes wie spezieller Software, Content- und Spam-Filtern oder dem Trennen von internem und Gäste- bzw. Schüler-Netz sei es vor allem wichtig, Mitarbeiter für dieses Thema zu sensibilisieren und zum Thema Internetsicherheit und Umgang mit Social Media zu schulen.

Ausblick: Public IT 2013

Die Public IT geht vom 23. bis 24. April 2013 in der Messe Stuttgart in die nächste Runde. Weitere Informationen unter
www.public-it-messe.de.

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