Der Bauhof als Einrichtung der Kommune gilt als öffentlicher Auftraggeber und ist somit bei der Vergabe von Aufträgen (z.B. Lieferleistungen) an die Vorgaben des Haushaltsrechts sowie des Vergaberechts gebunden. Im Vergaberecht sind alle Regeln und Normen zusammengefasst, die der öffentliche Auftraggeber bei der Beschaffung von Lieferungen beachten muss. Abhängig von den Wertgrenzen sind die EU-weiten Vorschriften (u.a. die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge VgV) sowie im sogenannten Unterschwellenbereich die Unterschwellenvergabeordnung UVgO zu beachten. Alle zwei Jahre werden die Schwellenwerte von der EU-Kommission angepasst und liegen für Liefer- und Dienstleistungsaufträge aktuell bei 221.000 € netto. Neben dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit ist der Gleichbehandlungsgrundsatz sowie das Diskriminierungsverbot zu beachten. Dabei sind alle Teilnehmer (Bieter) gleich zu behandeln. Persönliche, örtliche oder sonstige unsachliche Bevorzugungen oder Benachteiligungen sind nicht zulässig.
Die Leistungsbeschreibung als Aufstellung der zu erbringenden Leistung ist die zentrale Darstellung des gesamten Leistungsumfangs. Generell ist die Leistungsbeschreibung von Fachleuten zu erstellen, die sich mit dem zu beschaffenden Produkt oder der Dienstleistung auskennen. Dabei muss die Leistungsbeschreibung strukturiert sein und fachliche Anforderungen beinhalten, die so beschrieben sind, dass die Bieter wissen, was gewünscht wird. Auch ist der Auftragsgegenstand so eindeutig und erschöpfend zu beschreiben, dass die Beschreibung für die Bieter verständlich ist und die Angebote vergleichbar sind.
Die Forderungen in der Leistungsbeschreibung müssen nicht für alle Marktteilnehmer erfüllbar sein, allerdings ist eine willkürliche Diskriminierung nicht zulässig. Daher besteht die „Kunst“ darin, die Leistung so zu beschreiben, dass möglichst viele Firmen an dem Vergabeverfahren teilnehmen können. Andererseits sollen die Vorstellungen des Auftraggebers erkennbar sein. Daher ist es wichtig, dass sich der Ersteller der Leistungsbeschreibung im Vorfeld der Beschaffung im Rahmen der Markterkundung ausgiebig mit den Produkten der potenziellen Bieter befasst hat.
