Jedem Vorgesetzten sollte die rechtliche Notwendigkeit der Mitarbeiterunterweisung klar sein. Der Fachkraft für Arbeitssicherheit sind die Rechtsgrundlagen ohnehin bekannt. Unterschieden wird zwischen der Erstunterweisung (z.B. bei Neulingen im Betrieb, einem Arbeitsplatzwechsel oder bei neuen Maschinen bzw. Anlagen) und der Wiederholungsunterweisung (z.B. regelmäßig, nach besonderen Ereignissen oder bei bekannten Fehlhandlungen eines Mitarbeiters). Ziel jeder Unterweisung ist es, sicherheits- und gesundheitsgerechte Zustände und Verhaltensweisen zu erreichen sowie dauerhaft zu erhalten. Eine gut geplante Unterweisung kann:
- Kenntnisse erweitern,
- Fähigkeiten vermitteln,
- positive Einstellungen erzeugen und
- zu sicherem Verhalten motivieren.
Ebenso kann die richtige Verwendung der persönlichen Schutzausrüstung (PSA) vermittelt werden. Unterweisungen benötigen eine sorgfältige Vorbereitung. Die Themenauswahl ergibt sich aus der betrieblichen Gefährdungsbeurteilung. Außerdem sind der jeweilige Teilnehmerkreis und die Termine der Unterweisung (Zeitpunkt, Dauer) vorab festzulegen. Nicht jeder Mitarbeiter benötigt die gleiche Unterweisung. Empfehlenswert ist ein modulares Unterweisungskonzept – beispielsweise für die Bereiche Verwaltung, Werkstatt und Service. Andere betriebliche Einteilungen sind natürlich möglich.
Sinnvoll ist es außerdem, die Unterweisung gleich nach Arbeitsbeginn oder in Arbeitspausen durchzuführen. Wenig erfolgreich sind Unterweisungen vor Pausen oder kurz vor dem Arbeitsende, da die Teilnehmenden dann eventuell müde oder gedanklich abgelenkt sind, und sie sollten nicht länger als 45 Minuten dauern. Erfordert das gewählte Thema mehr Zeit, sind genügend Pausen einzuplanen.
„Grundsätzlich sind kurze, lösungsorientierte Unterweisungen erfolgreicher als mehrstündige Veranstaltungen.“
Für dieselben Inhalte sind dann jedoch mehrere sogenannte „Sicherheits-Kurzgespräche“ notwendig. Auch die Räumlichkeiten für Unterweisungen sind sorgfältig zu planen. Die Zusammenkünfte können im Besprechungs- oder Pausenraum, im Meisterbüro oder am unmittelbaren Arbeitsplatz erfolgen. Letztendlich beeinflusst auch das Thema den Veranstaltungsort. Störungen jeglicher Art wie Lärm oder Telefonate sollten grundsätzlich vermieden werden. Auf etwa 15 Personen ist die Teilnehmerzahl zu begrenzen. Bei Unterweisungen an Maschinen beträgt die Teilnehmerzahl idealerweise vier bis sechs Beschäftigte. Gleiches gilt für Schulungen mit praktischen Übungen, beispielsweise zur richtigen Verwendung der persönlichen Schutzkleidung.
Unterweisen wie die Profis
Unterweisungen sollten in drei Phasen erfolgen. Hierzu gehören:
- die Einstiegsphase,
- die Informationsphase und
- die Abschlussphase.
Die Einstiegsphase dient dazu, den persönlichen Kontakt zu den Teilnehmern herzustellen. Nach der Begrüßung wird das Thema sowie dessen Bedeutung für den eigenen Betrieb und jeden Einzelnen erläutert. Wichtig ist eine klare Zielsetzung: „Was wollen wir mit der heutigen Unterweisung erreichen?“ Danach folgt die Informationsphase. Um das gewünschte Sicherheitsverhalten zu verdeutlichen, informiert der Vorgesetzte die Beschäftigten über das erforderliche Wissen. Vorwissen und Erfahrungen der Beschäftigten sollten dabei berücksichtigt werden. Je aktiver die Teilnehmer in diesen Teil der Unterweisung eingebunden werden, desto nachhaltiger ist der Erfolg.
„Um eine Kultur zu schaffen, genügt es nicht, mit dem Lineal auf die Finger zu klopfen.“
Albert Camus, französischer Schriftsteller und Philosoph
Zur Wissensvermittlung stehen der Führungskraft verschiedene Methoden und Medien zur Verfügung. Ein Wechsel der Methoden wie Vortrag, Lehrgespräch, Gruppenarbeit und dergleichen ist sinnvoll, um möglichst jedem Lerntyp (auditiv, visuell, kommunikativ oder manuell) gerecht zu werden. Die meisten Menschen sind übrigens Mischtypen, was die bevorzugten Lernformen betrifft. Visualisierende Medien wie Flipchart, Bilder und Grafiken sind hilfreich, um die Lerninhalte besser zu veranschaulichen. Motto: „Ein Bild sagt mehr als tausend Worte!“ Sofern möglich, sind bevorzugt praktische Übungen in die Unterweisung zu integrieren. Bekanntermaßen ist der Lernerfolg am größten, wenn selbst etwas „erarbeitet“ oder „praktisch ausgeführt“ wird.
Beispiel: Das Wissen um die Funktionsweise eines Feuerlöschers ist keine Garantie dafür, dass dieser im Ernstfall richtig eingesetzt wird. Regelmäßige Löschübungen hingegen erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass ein Feuer tatsächlich erfolgreich bekämpft werden kann.
Mit der Abschlussphase endet die Mitarbeiterunterweisung schließlich. Die wichtigsten Aspekte sollten darin noch einmal zusammengefasst werden. Außerdem sind verbindliche, betriebliche Regelungen zu vereinbaren: „Ich benutze ab sofort immer den Handlauf“ oder „Ich springe niemals aus dem Führerhaus meines Lastkraftwagens.“
Nachbereitung nicht vergessen
Ob die Vereinbarungen in der Praxis später beachtet werden, ist durch den Vorgesetzten regelmäßig zu kontrollieren. Sofern zutreffend, muss Fehlverhalten angesprochen, unterbunden und gegebenenfalls „abgemahnt“ werden. Kaum erfolgreich sind Unterweisungen immer dann, wenn keine Verhaltenskontrolle durch die zuständige Führungskraft erfolgt. Natürlich ist der Vorgesetzte aber auch Vorbild. Für ihn gelten die gleichen Verhaltensregeln wie für die übrigen Beschäftigten. Mitarbeiter besitzen meist ein feines Gefühl dafür, ob die Unterweisungsinhalte ernst gemeint oder nur „lästige Pflichterfüllung“ des Vorgesetzten waren. Bislang unsicheres Verhalten wird in der Regel nicht durch einmaliges Unterweisen verändert. Deshalb sollte der Vorgesetzte geduldig sein. Sicheres und gesundheitsgerechtes Verhalten von Beschäftigten wird durch ehrliches Loben und persönliche Wertschätzung gefördert. Erst durch häufiges Wiederholen entstehen sichere Gewohnheiten, die dauerhaft beibehalten werden. Nachbereitungen helfen auch, das eigene Unterweisungskonzept zu prüfen:
- Was war gut bzw. was ist zu verbessern?
- Welche Medien und Übungen waren geeignet?
- Wodurch wurden die Teilnehmer motiviert?
- Worauf ist zukünftig (noch mehr) zu achten?
- Welche Vorschläge der Mitarbeiter sollten unbedingt berücksichtigt werden?
- Wurden die gesetzten Ziele erreicht?
Unterweisungen sind grundsätzlich zu dokumentieren. Die Dokumentation beinhaltet das Thema, Ort und Datum der Veranstaltung sowie die Namen und Unterschriften des Vorgesetzten und der Beschäftigten. Auch praktische Übungen sollten schriftlich festgehalten werden. Gleiches gilt für diejenigen Personen, die den Vorgesetzten bei speziellen Fachthemen (beispielsweise beim Einsatz von komplexen Maschinen) bei der Unterweisung unterstützten. Es sei hier explizit darauf hingewiesen, dass die Fachkraft für Arbeitssicherheit nicht für die Unterweisung der Mitarbeiter verantwortlich ist. Als Berater kann die Fachkraft für Arbeitssicherheit die Führungskraft bei der Unterweisung unterstützen. Verantwortlich ist und bleibt aber der Arbeitgeber bzw. die von ihm beauftragte Führungskraft. Zwecks eindeutiger Zuständigkeiten im Betrieb sollten deshalb Pflichtenübertragungen vom Arbeitgeber auf die Vorgesetzten veranlasst werden.
