AIDA ORGA: Anwenderbericht Baubetriebshof Olsberg

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DIE ANWENDER

Der Baubetriebshof Olsberg erbringt als kommunaler Eigenbetrieb zahlreiche Dienstleistungen für die im Hochsauerland gelegene Stadt und ihre Einwohner, die in 12 Ortsteilen leben und arbeiten.

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Die Aufgaben des Teams um Bernd Pape, der den Betrieb seit 2005 leitet, sind vielfältig:

Neben der Unterhaltung von städtischen Gebäuden – für die eigens qualifiziertes Personal zur Verfügung steht – ist der Baubetriebshof für die Pflege von öffentlichen Flächen zuständig. Diese umfassen Straßen, Wege und Plätze genau so wie Flussläufe, Grünanlagen, Spielplätze und Gedenkstätten. Darüber hinaus gehören Verkehrsbeschilderungen und die Organisation von verkehrslenkenden Maßnahmen zum Aufgabenspektrum.

Und selbstverständlich sorgt der Baubetriebshof auch im Winter zuverlässig für freie Straßen und Wege. In der Kernstadt übernehmen die Mitarbeiter von Bernd Pape sämtliche Winterdienstaufgaben; für die Ortschaften beauftragt der Baubetriebshof zusätzlich private Unternehmen, denen die betriebseigenen Winterdienstgeräte zur Verfügung gestellt werden.

Fahrzeuge und Geräte werden weitestgehend in einer betriebseigenen Werkstatt gepflegt und instandgesetzt.

DIE HERAUSFORDERUNG

Eine große Herausforderung im Tagesgeschäft besteht in der zuverlässigen Erfassung von Arbeitszeiten und in der korrekten Zuordnung von Kosten und Leistungen zu Aufträgen.

Bisher erledigten die Mitarbeiter diese lästige Verwaltungsaufgabe weitgehend manuell:

Arbeitszeiten und Tätigkeiten wurden handschriftlich auf Vordrucken erfasst.
Zusätzlich trugen die Mitarbeiter die Zeiten pro Auftrag, den Ort der erbrachten Leistung, die Zeiten für die eingesetzten Maschinen, die Art der Maschine und das eingesetzte Material ein.
Zuschläge wurden separat aufgeschrieben und manuell ausgerechnet.
Anschließend musste der Baubetriebshofleiter die Daten in den PC eingeben, prüfen, nachkalkulieren und entsprechende Rechnungen schreiben.
Zum guten Schluss wurden die Rechnungen den jeweiligen Produktverantwortlichen in der Stadtverwaltung zur Prüfung weitergeleitet und dort in der NKF-Software erfasst.

Diese Vorgehensweise kostete viel Zeit, so dass die Motivation der Mitarbeiter sehr hoch war, die Situation zu ändern.

Eine andere Lösung musste gefunden werden. Eine Lösung, die

die Mitarbeiter von manuellen Bearbeitungsschritten so weit wie möglich entlastet und ihnen so die Möglichkeit gibt, sich auf ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren,
Mehrfacharbeiten vermeidet und Fehleingaben verhindert,
Kosten und Leistungen nach den Vorgaben des NKF zuverlässig erfasst und eine präzise Zuordnung zu Aufträgen ermöglicht.

DIE LÖSUNG

Die Lösung brachte im Frühjahr 2007 die Einführung des AIDA-Systems: Mit dieser modernen, zukunftsfähigen und modular aufgebauten Software für

Personalzeiterfassung,
Auftragszeiterfassung,
zeitnahe Auftragsverfolgung und –nachkalkulation,
sowie Fakturierung

konnten alle Anforderungen zuverlässig erfüllt werden.

UND SO EINFACH GEHT’S MIT AIDA

Wichtigste Grundlage für eine durchgängige Auftragsbearbeitung ist die präzise und zuverlässige Erfassung von Personal- und Auftragszeiten. Im Olsberger Baubetriebshof wurde hierzu im zentralen Besprechungsraum ein Hardwareterminal mit Barcodescanner installiert.

Darüber hinaus wurden mehrere mobile Datenerfassungsgeräte (AIDA mT610) mit berührungslosem Transponder-Leser und Laserscanner eingeführt.

Jeder Mitarbeiter erhielt einen individuellen Codeträger in Form eines Schlüsselanhängers, mit dem er bequem berührungslos Zeitbuchungen vornehmen kann.

An dem zentralen Terminal melden sich die Mitarbeiter morgens bei Arbeitsbeginn an und abends zum Feierabend wieder ab. Nach der morgendlichen Aufgabenverteilung erhält jede Arbeitskolonne ein mobiles Datenerfassungsgerät, mit dem die Mitarbeiter auf ihrer Tour die Auftragszeiten erfassen.

Hierzu verwenden sie eine Auflistung sämtlicher Leistungen mit den zugehörigen Barcodes, die in allen Fahrzeugen mitgeführt wird. Die Aufträge sind untergliedert in drei verschiedene Auftragsarten: Daueraufträge, Pauschalaufträge und Einzelaufträge.

Und so schnell und einfach werden die Auftragszeiten erfasst: Die Mitarbeiter melden sich am mobilen Gerät an. Zu Beginn eines Auftrages werden die Art der Leistung und die Kostenstelle mittels Barcode erfasst. Die für den Auftrag verwendeten Maschinen und Geräte werden ebenfalls eingescannt.

Wenn der Mitarbeiter einen Auftrag abgeschlossen hat, kann er auf dem AIDA mT610 gleich einen neuen Auftrag buchen. Für den vorhergehenden Auftrag wird damit automatisch eine Endezeit gesetzt.

Nach der Rückkehr auf den Baubetriebshof wird das mobile Datenerfassungsgerät in eine Docking-Station gelegt.

Die erfassten Daten - wie z.B. ausführende Personen, Auftrags-, Maschinen-, Ort-, Werkzeug- und Materialdaten – werden automatisch an die AIDA-Software übertragen. Schon wenige Augenblicke später sind sie im AIDA-System für die weitere Bearbeitung verfügbar. So sind z.B. die Mitarbeiterzeiten direkt den Produktaufträgen zugeordnet. Vorbei sind die Zeiten, in denen die unterwegs aufgeschriebenen Zeiten manuell nachgetragen werden mussten!

EINFACH CLEVER: DIE KOLONNENBUCHUNG

Um zum einen nicht jedem Mitarbeiter ein eigenes Erfassungsgerät geben zu müssen und zum
anderen nicht jede Person für sich separat erfassen zu lassen, hat AIDA eine pfiffige Lösung entwickelt: die „Kolonnenbuchung“. Die Personen, die zusammen für gleiche Arbeiten unterwegs sind, melden sich mit ihren Transponder-Schlüsselanhängern nacheinander an dem gleichen mobilen Erfassungsgerät an und bilden so eine Kolonne. Nun können Zeiten für die gesamte Kolonne auf einen Schlag mit einer Buchung erfasst werden – eine enorme Zeitersparnis. Natürlich sind auch weiterhin Einzelbuchungen möglich.

Ein weiteres Bonbon: Alle Zeitzuschläge gemäß TVöD werden automatisch durch AIDA berechnet und korrekt verteilt. Lediglich Erschwernis- und Vorarbeiterzuschläge werden noch manuell nachgebucht.

BESTENS ANGEBUNDEN

Der Baubetriebshof ist mit der Verwaltung der Stadt Olsberg vernetzt. Um die Bandbreite der Übertragungsstrecke optimal zu nutzen und die Belastung gering zu halten, wird die Verbindung über einen Terminal-Dienste-Client hergestellt – eine kostengünstige und trotzdem schnelle Lösung.

Über eine Schnittstelle zur NKF-Software der Mach AG, die von der Stadtverwaltung eingesetzt wird, können die entsprechenden Daten (z.B. die Produktzeiten) für das kommunale Finanz- und Rechnungswesen übergeben werden. Gleichzeitig fließen alle personalabrechnungsrelevanten Daten über die eingerichtete Schnittstelle zur Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware LOGA.

ERFAHRUNGEN

Als sehr positiv bewertet das Team rund um Bernd Pape die Entlastung von fehleranfälligen, manuellen Aufschrieben. Wenngleich der Umgang mit den mobilen Terminals für die Mitarbeiter zunächst etwas ungewohnt war, möchten sie doch mittlerweile auf die einfache Handhabung und die komfortable Buchung nicht mehr verzichten: Die Bedienung der mobilen Datenerfassungsgeräte wird von jedem einzelnen Mitarbeiter als deutliche Erleichterung empfunden.

Ein weiterer Vorteil für die Mitarbeiter: Am stationären Zeiterfassungsterminal im Besprechungsraum können sie jederzeit Angaben über den aktuellen Stand ihrer Zeitkonten mit den Angaben zur Gleitzeit sowie ihrer Urlaubskonten und andere persönliche Zeitdaten abrufen. Zudem wird jedem Mitarbeiter am Monatsanfang ein auf die Kundenbelange angepasstes Monatsjournal ausgedruckt, das alle erfassten Zeiten und Zuschläge des Vormonats übersichtlich ausweist.

Durch die präzise automatische Verknüpfung der Zeitdaten mit den entsprechenden Zuschlägen im AIDA-System fällt sowohl die manuelle Berechnung der Zuschläge durch jeden einzelnen Mitarbeiter als auch die Zuschlagsberechtigungsüberprüfung durch den Vorgesetzten weg. Es erfolgt eine zeitnahe Buchung aller Aufträge mit den Mitarbeiterdaten.

Aus den zu einem Auftrag erfassten Daten werden automatisch Rechnungen aus dem AIDA-System generiert, erstellt und nach bestimmten Vorgaben sortiert. Eine interne Leistungsverrechnung ist somit ohne großen Aufwand möglich.

In AIDA stehen tagesgenau aktuelle Begleit- und nachkalkulationen aller Aufträge, vollständige Arbeitsnachweise für die Mitarbeiter und aussagefähige Kennzahlen zur Verfügung – bei deutlich verringertem Verwaltungsaufwand. Hinzu kommen diverse Analyseinstrumente und Auswertungen, die dem Baubetriebshofleiter eine gute Übersicht über die Wirtschaftlichkeit und die Budgets des Baubetriebshofs ermöglichen. Eine erfolgreiche Kosten-/Nutzen-Analyse nach den Vorgaben von NKF ist damit problemlos möglich.

FAZIT

Der Baubetriebshof Olsberg verfügt nun mit dem AIDA-System über eine leistungsfähige Paketlösung, mit der die effiziente Arbeit als eigenständiger Wirtschaftsbetrieb deutlich erleichtert wird.

Aus Bernd Papes Sicht war die Entscheidung für AIDA goldrichtig: „Das AIDA Programm ist sehr gut zu bedienen, modular aufgebaut und jederzeit erweiterbar. Zudem ist die AIDA ORGA-Gruppe seit langer Zeit auf dem Markt. Für uns ist es ein Gewinn, dass AIDA unsere individuellen Wünsche jederzeit berücksichtigen konnte. Durch die Möglichkeit, das AIDA-System an unsere Bedürfnisse anzupassen, sind wir gut für die Zukunft gerüstet“.

Bernd Pape,
Baubetriebshofleiter Stadt Olsberg